Archief van het Aartsbisdom Mechelen-Brussel
Leeszaalreglement en archievenoverzicht
Hieronder vindt u het leeszaalreglement en een beknopt overzicht van de voornaamste archieven van het historisch archief.
Bron: Aartsbisschoppelijk Archief (Copyright Phille Deprez)
Leeszaalreglement
1. Raadpleging en ontlening van archiefdocumenten
Art. 1. Documenten uit het Aartsbisschoppelijk archief zin in principe raadpleegbaar wanneer zij ouder zijn dan 40 jaar. Voor sommige documenten kan om privacy-redenen de termijn van niet-raadpleegbaarheid verlengd worden tot 50 of zelfs 100 jaar. Documenten uit het dynamisch en semistatisch archief zijn niet raadpleegbaar.
Art. 2. Voor dossiers of archiefstukken die de persoonlijke levenssfeer raken (o.a. doop- en huwelijksregisters, dossiers i.v.m. dispensatieverlening voor huwelijken, dossiers van nietigverklaringen van huwelijken) is de termijn van niet-raadpleegbaarheid tenminste 100 jaar.
Art. 3. De archivaris kan niet-raadpleegbaarheid inroepen omwille van de slechte materiële toestand van archiefbescheiden.
Art. 4. Aan particulieren worden geen archiefstukken in bruikleen gegeven. Enkel voor tentoonstellingen kunnen archiefstukken worden uitgeleend. Er wordt dan een bruikleencontract opgemaakt en de uitgeleende stukken moeten worden verzekerd ‘van nagel tot nagel’.
2. Werking van de leeszaal
Art. 5. De leeszaal van het archief is toegankelijk op maandag, dinsdag en donderdag van 9u-12u30 en 13u30-16u30. Op officiële feestdagen en tijdens de laatste twee weken van juli is de leeszaal gesloten. Bijkomende sluitingsdagen worden vooraf aangekondigd. Personen jonger dan 16 jaar die de leeszaal bezoeken dienen begeleid te zijn door een volwassene.
Art. 6. Raadpleging van het archief is kosteloos. Bij zijn/haar eerste bezoek aan het archief legitimeert elke lezer zich met een identiteitskaart of officieel document en vult een identificatieformulier in. Bij de inschrijving verklaart de lezer kennis te zullen nemen van en in te stemmen met het leeszaalreglement.
Art. 7. Bij elk bezoek identificeert de lezer zich in het leeszaalregister met zijn/haar naam en handtekening.
Art. 8. De archivaris en zijn medewerkers houden toezicht op de naleving van het leeszaalreglement en de orde en rust in de leeszaal. De lezer kan zich tot hen wenden voor inlichtingen en hulp bij opzoekingen en voor het aanvragen van archiefstukken.
Art. 9. De lezers kunnen de archiefstukken die zij wensen te raadplegen opzoeken via de in de leeszaal ter beschikking staande inventarissen en toegangen. Archiefstukken kunnen tot een half uur voor sluitingstijd worden aangevraagd. Stukken dienen te worden aangevraagd via de hiertoe bestemde aanvraagbriefjes. De archivaris of zijn medewerkers kunnen het aantal in lezing te geven stukken beperken indien zij dit nodig achten.
Art. 10. Reproductie van archiefstukken onder de vorm van fotokopieën, foto’s of verfilming is mogelijk mits toestemming van de archivaris. Bij het nemen van foto’s is het gebruik van een lichtflits niet toegelaten. Fotokopiëren is toegestaan voor losse stukken mits de materiële toestand ervan dit toelaat, maar niet voor ingebonden stukken, registers en perkamenten charters. Het gebruik van handscanners in de leeszaal is verboden. Bij het fotograferen voor commerciële publicaties wordt een reproductierecht van € 25 gevraagd.
Art. 11. Het fotokopiëren van archiefstukken gebeurt door de archivaris of één van zijn medewerkers. De prijs per kopie is € 0,20 voor een A4 en € 0,40 voor een A3. Een beperkt aantal kopieën wordt indien mogelijk nog dezelfde dag afgeleverd. Voor grotere aantallen dient een wachttijd van ongeveer één week in acht worden genomen. De fotokopieën kunnen dan worden afgehaald op het archief of worden opgestuurd. In het laatste geval zijn de portkosten voor rekening van de aanvrager.
Art. 12. Wie een publicatie laat verschijnen waarvoor gebruik is gemaakt van informatie die berust in het archief van het aartsbisdom, is gehouden het Aartsbisschoppelijk Archief te Mechelen (AAM) als vindplaats van de geconsulteerde bronnen te vermelden.
3. Beveiliging van het archief en de archiefbescheiden
Art. 13. Jassen, tassen (inclusief tassen voor draagbare computers) en andere voorwerpen die niet strikt noodzakelijk zijn voor de raadpleging van archiefstukken worden achtergelaten in de vestiaire. Het aartsbisdom kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventueel verlies of beschadiging hiervan.
Art. 14. De archiefstukken worden enkel in de leeszaal geraadpleegd. De lezers hebben geen toegang tot het archiefdepot.
Art. 15. In de leeszaal geldt een verbod op eten, drinken en roken. Om de werkrust niet te verstoren is het gebruik van een GSM niet toegestaan.
Art. 16. Om het risico op beschadiging van kostbare documenten, handschriften of charters zoveel mogelijk te vermijden kan de archivaris aan de lezers vragen bij het consulteren van sommige stukken geen balpen of vulpen te gebruiken voor het nemen van notities, maar nota te nemen met een potlood. Hiertoe zullen potloden in de leeszaal beschikbaar worden gesteld.
Art. 17. Archiefstukken dienen met de grootste zorg behandeld te worden. Het raadplegen van archiefbescheiden dient te gebeuren met propere handen. Met de natte vinger werken om bladen van een register om te slaan is ten strengste verboden evenals het met de ellebogen leunen op registers. Het is niet toegestaan de ordening van de bescheiden te wijzigen of er aantekeningen op te maken. Het vouwen, kreuken of plooien van archiefstukken is uit den boze evenals het leggen van schrijfpapier boven op de archiefstukken.
Art. 18. De archiefstukken dienen na raadpleging met zorg te worden teruggeplaatst in hun materiële verpakking. Bij teruggave van de archiefstukken is de archivaris gemachtigd na te gaan of zij zich nog in dezelfde staat bevinden als voor uitgave aan de lezer. Voor eventuele beschadiging zal de lezer aansprakelijk worden gesteld. Wanneer de bezoeker bij ontvangst van de archiefbescheiden beschadigingen vaststelt of bemerkt dat er stukken ontbreken is het in zijn/haar belang dit onmiddellijk te melden aan de archivaris.
Art. 19. De archivaris zal de toegang tot het archief ontzeggen aan wie dit reglement overtreedt. Bij poging tot diefstal of opzettelijke vernieling van archiefstukken wordt de bezoeker voorgoed de toegang tot het archief ontzegd.
Art. 20. Alle zaken die niet voorzien worden in dit reglement vallen onder de beslissingsbevoegdheid van de archivaris. Bij eventuele betwistingen kan zich men wenden tot de vicaris-generaal van het Aartsbisdom.
Archievenoverzicht
· de archieven van de aartsbisschoppen (1561-1961)
· de Acta Episcopalia (14de eeuw-1960), bestaande uit de Acta Cameracensia en Acta Leodiensia (acten van de vicarissen-generaal van de bisdommen Kamerijk en Luik bevoegd voor het hertogdom Brabant vóór de oprichting van het aartsbisdom in 1559) en de Acta Mechliniensia (acten van de aartsbisschoppen en hun medewerkers vanaf 1559)
· de Acta Vicariatus (1380-1900) (acten van het vicariaat-generaal)
· de archieven van het Sint-Romboutskapittel
· de archieven van het Groot Seminarie
· de archieven van de officialiteit (1559-1796 eeuw)
· het fonds parochialia (1559- ca. 1960) (briefwisseling tussen de parochies en de aartsbisschop, decanale visitatieverslagen)
· het fonds conventualia (12de eeuw - ca. 1960) (briefwisseling tussen de kloosters en de aartsbisschop, verslagen van visitaties, belangrijke delen van de archieven van het Groot-Begijnhof van Mechelen en de cisterciënzerabdijen van Cambron (provincie Henegouwen) en Villers-la-Ville (provincie Waals-Brabant)
· het fonds Kerk en Staat (1559-1801)
· het fonds Jansenistica (17de -18de eeuw)
· een verzameling doodsprentjes van overleden priesters (ca. 1800 - ca. 1930)
· een bestand parochieverslagen met betrekking tot de Eerste Wereldoorlog
· een bestand met betrekking tot de sacramentenbediening aan Belgische militairen en vluchtelingen in Groot-Brittannië, Frankrijk en Nederland tijdens de Eerste Wereldoorlog
· een aantal persoonsarchieven van vicarissen en kanunniken (19de - 20ste eeuw)