De rooms-katholieke Kerk in België hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden beschermd conform de Europese Verordening 2016/679 van 17 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming – “AVG”).
Toepassingsgebied van de AVG en van deze privacyverklaring
De AVG is enkel van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Deze privacyverklaring regelt de verwerking van persoonsgegevens door het bisdom Gent.
Doopregisters
De doopregisters worden enkel op papier bewaard en vallen om verschillende redenen niet binnen het toepassingsgebied van de AVG. Niettemin zijn bepaalde verwerkingen in het kader van de toediening van het sacrament van het doopsel wel een verwerking van persoonsgegevens, evenals de aanvraag tot een uittreksel van het doopregister, waarop de AVG van toepassing is.
Deze privacyverklaring en de bepalingen van de AVG gelden enkel in de mate dat de verwerkingen onder het toepassingsgebied van de AVG vallen. Wat betreft de verwerkingen die buiten dat toepassingsgebied vallen, zoals de bewaring van de doopregisters, wensen we u met deze privacyverklaring niettemin informatie te verschaffen.
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van werknemers of medewerkers van het bisdom Gent.
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
De diocesane bisschop van Gent (Bisschop Lode Van Hecke) staat aan het hoofd van het rooms-katholieke bisdom Gent. De Bisschop is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens voor het bisdom Gent.
U kan de Bisschop bereiken via zijn kanselier, die optreedt als zijn contactpersoon. Zijn contactgegevens vindt u hier:
Kanunnik Ludo Collin, Bisdomplein 1, 9000 Gent,T 09, 225 16 26, E secretariaat@bisdomgent.be
Doopregisters
Wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in doopregisters, is de Bisschop gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met de pastoor van de parochie of verantwoordelijke die is toegewezen aan de parochie. De verwerkingen die de pastoor alleen als verwerkingsverantwoordelijke uitvoert, zijn niet opgenomen in de privacyverklaring. De Bisschop is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens voor het bisdom Gent met betrekking tot het verzamelen en vastleggen van gegevens in het doopregister.
Functionaris voor de bescherming van persoonsgegevens
Voor de rooms-katholieke Kerk in België is de Secretaris-Generaal van de rooms-katholieke Bisschoppenconferentie, en dus van alle bisschoppen, inclusief de Bisschop van Gent, van België de functionaris voor de bescherming van persoonsgegevens voor alle kerkelijke entiteiten (“DPO” – Interdiocesaan Centrum vzw, Guimardstraat 1, 1040 Brussel, tel: 02/507 05 93, e-mail: ce.belgica@interdio.be).
U kan voor privacy-gerelateerde vragen steeds de DPO bereiken, die uw vraag of verzoek desgevallend zal doorgeven aan de Bisschop.
Persoonsgegevens en hun verwerking
De Bisschop verwerkt de volgende persoonsgegevens: naam, voornaam/voornamen, aanspreektitel, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen) en alle noodzakelijke identificatiemogelijkheden die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
De Bisschop verkrijgt deze gegevens rechtstreeks van de betrokkene of indirect van een familielid van de betrokkene (bv. van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers) of van een derde.
De Bisschop verzamelt en verwerkt informatie over u op een aantal manieren, waaronder persoonlijke ontmoetingen, e-mail, telefoongesprekken, enz. De Bisschop verwerkt uw persoonsgegevens om de volgende verwerkingen uit te voeren: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.
Doopregisters
De Bisschop verkrijgt deze gegevens rechtstreeks van de betrokkene of indirect van een familielid van de betrokkene (bv. van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger).
De Bisschop verwerkt de volgende persoonsgegevens: naam, voornaam/voornamen, adres, geboortedatum, geboorteplaats, datum van de toediening van een sacrament, naam, voornaam/voornamen, adres van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers op moment van het doopsel, naam, voornaam/voornamen, adres van de peter en/of meter. Het gaat ook om informatie met betrekking tot de sacramenten van doopsel, heilige communie, vormsel, huwelijk en wijdingen.
De Bisschop verwerkt uw persoonsgegevens om de volgende verwerkingen uit te voeren: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.
Categorieën van personen
De Bisschop verwerkt de persoonsgegevens van de volgende categorieën van personen:
- abonnees van Kerkplein, het diocesane magazine van het bisdom Gent;
- personen die geabonneerd zijn op de wekelijkse digitale nieuwsbrief van het bisdom Gent;
- externe relaties/leveranciers;
- dopeling, ouders of wettelijke vertegenwoordigers van de dopeling, peter en meter van de dopeling.
Doeleinden
De Bisschop verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Voor de uitvoering van een contract (bv. gegevens van externe relaties/leveranciers);
- Om u te kunnen informeren (bv. in verband met gegevens van abonnees van Kerkplein of gegevens van personen die geabonneerd zijn op de wekelijkse digitale nieuwsbrief van het bisdom Gent);
- Voor de interne werking van het bisdom Gent (bv. opgenomen in het adresboek op Kerknet, of vermeld op de website van het bisdom Gent www.bisdomgent.be).
Het bisdom Gent verwerkt enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.
De Bisschop maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en doet niet aan profilering.
Doopregisters
De verwerkingen in het kader van het doopregister hebben verschillende doeleinden, die volgen uit het canoniek recht:
- De doopregisters zijn sacramentenregisters en bewijzen dat de doop en het ontvangen van bepaalde vervolgsacramenten heeft plaatsgevonden. Het is van essentieel belang dat de verwerkingsverantwoordelijke een register bijhoudt van bepaalde sacramenten die slechts eenmaal in de rooms-katholieke Kerk mogen worden toegediend;
- Voor de algemene en individuele administratie van de rooms-katholieke Kerk om een register bij te houden van de sacramenten die individuen hebben ontvangen met het oog op archivering die ook wetenschappelijk onderzoek mogelijk maakt.
Ontvangers
Persoonsgegevens worden door de Bisschop in geen geval doorgegeven aan personen of instellingen die niet behoren tot het bisdom Gent, met uitzondering van derden/leveranciers die in het kader van hun dienstverlening toegang kunnen hebben tot de verwerkte persoonsgegevens. Persoonsgegeven worden uitgewisseld met andere verbonden kerkelijke instanties, zoals bijvoorbeeld het Bisdom Gent vzw en de vzw Interdiocesaan Centrum. De Bisschop sluit in dat geval een verwerkersovereenkomst af waarin de noodzakelijke garanties worden verstrekt op het gebied van vertrouwelijkheid en beveiliging.
Doopregisters
De informatie in de doopregisters wordt in principe niet met derden gedeeld. Enkel met de voorafgaandelijke toestemming van de dopeling worden zijn of haar gegevens uit de doopregisters in het kader van genealogisch onderzoek gedeeld met de aanvrager.
Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens
De Bisschop verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgens rechtsgronden:
- art. 6.1.a) AVG de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
- art. 6.1.b) AVG de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
- art. 6.1.c) AVG de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
- art. 6.1.f) AVG de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de Bisschop.
In de mate dat de verwerking van persoonsgegevens gevoelige gegevens inhoudt, verwerkt het bisdom Gent deze persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- art. 9.2.a) AVG de betrokkene heeft expliciete toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
- art. 9.2.d) AVG de verwerking gebeurt door het bisdom Gent als vereniging, in het kader van haar gerechtvaardigde activiteiten en met pasende waarborgen, mits de verwerking uitsluitend betrekking heeft op de leden of de voormalige leden van de instantie of op personen die in verband met haar doeleinden regelmatig contact met haar onderhouden, en de persoonsgegevens niet zonder de toestemming van de betrokkenen buiten die instantie worden verstrekt;
- art. 9.2.j) AVG de verwerking is noodzakelijk met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid 1, op grond van Unierecht of lidstatelijk recht, waarbij de evenredigheid met het nagestreefde doel wordt gewaarborgd, de wezenlijke inhoud van het recht op bescherming van persoonsgegevens wordt geëerbiedigd en passende en specifieke maatregelen worden getroffen ter bescherming van de grondrechten en de belangen van de betrokkene.
Doopregisters
In de doopregisters worden ook gevoelige persoonsgegevens verwerkt. De Bisschop verwerkt de persoonsgegevens in de doopregisters op basis van de volgende rechtsgronden:
- Art. 6.1.f) AVG op basis van het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke met het oog op de algemene en individuele administratie van de rooms-katholieke Kerk om een register bij te houden van de sacramenten en het verzekeren dat bepaalde sacramenten niet meer dan eens worden toegediend;
- Art. 9.2.d) AVG de verwerking gebeurt door het bisdom Gent als vereniging, in het kader van haar gerechtvaardigde activiteiten en met passende waarborgen, mits de verwerking uitsluitend betrekking heeft op de leden of de voormalige leden van de instantie of op personen die in verband met haar doeleinden regelmatig contact met haar onderhouden, en de persoonsgegevens niet zonder de toestemming van de betrokkenen buiten die instantie worden verstrekt; en
- Art. 9.2.j) AVG de verwerking is noodzakelijk met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid 1, op grond van Unierecht of lidstatelijk recht, waarbij de evenredigheid met het nagestreefde doel wordt gewaarborgd, de wezenlijke inhoud van het recht op bescherming van persoonsgegevens wordt geëerbiedigd en passende en specifieke maatregelen worden getroffen ter bescherming van de grondrechten en de belangen van de betrokkene.
Bescherming van persoonsgegevens en bewaartermijnen
Het bisdom Gent neemt redelijke veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking. De inkomende en uitgaande e-mails worden gecontroleerd, met name met het oog op de detectie van spam, virussen en ransomware.
- Persoonsgegevens van abonnees worden bewaard gedurende de looptijd van het abonnement;
- Persoonsgegevens van externe relaties/leveranciers worden bewaard tot tien jaar na het beëindigen van de contacten of overeenkomst.
Doopregisters
Uw gegevens worden bewaard op papier in de doopboeken in de desbetreffende parochies.
De gegevens in het doopregister worden voor altijd bewaard om het doel te bereiken van het correct toedienen van bepaalde sacramenten die slechts eenmaal in iemands leven mogen worden toegediend.
De Bisschop geeft uw gegevens in principe niet door buiten de EER.
De Bisschop neemt redelijke veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking in overeenstemming met het canoniek recht. Zo worden de doopregisters veilig en privaat bewaard in de pastorij of de woning van de pastoor in een kluis of afgesloten kast, en enkel de pastoor of diens gemachtigde kunnen het doopregister raadplegen. Bovendien is de pastoor gehouden tot geheimhouding. De pastoor dient erop toe te zien dat het doopregister in zijn parochie nauwkeurig wordt bijgehouden en zorgvuldig wordt bewaard.
Rechten van de betrokkene
De betrokkene heeft steeds recht op inzage van zijn gegevens en op verbetering, bijwerking of verwijdering van zijn gegevens, indien de voorwaarden hiertoe zijn voldaan.
Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór uw intrekking.
Onder bepaalde voorwaarden heeft de betrokkene het recht de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken of om de gegevens die de Bisschop over hem/haar bewaart, over te dragen aan een andere organisatie wanneer ze in elektronische vorm worden bewaard. De betrokkene heeft eveneens het recht bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van gegevensverwerking.
De betrokkene heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). De autoriteit is bereikbaar per brief op het adres Drukpersstraat 35, te 1000 Brussel, en per e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be
Procedure van annotatie kerkverlating in het doopregister
Op verzoek van personen om de Kerk te verlaten of om afstand te nemen van het sacrament van het doopsel worden de gegevens van de betrokkene geschrapt door middel van een annotatie in de marge van het doopregister dat de betrokkene de kerk heeft verlaten op een bepaalde datum. De dopeling kan hiertoe een verzoek indienen bij de Bisschop via zijn kanselier (zie contactgegevens hoger). Hiervoor is nodig dat u meedeelt in welke gemeente en in welke parochie en op welke datum u bent gedoopt. Om zeker te zijn van uw identiteit, moet u ook een kopie van uw identiteitskaart opsturen waarop alle gegevens behalve uw naam onleesbaar zijn gemaakt. De Bisschop zal uw verzoek in overweging nemen en de annotatie laten uitvoeren. Dit is in overeenstemming met het canoniek recht en verloopt op gelijkaardige manier in alle andere rooms-katholieke kerkprovincies.
Contact
De betrokkene kan de Bisschop contacteren om zijn of haar rechten uit te oefenen of als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de website of over deze privacyverklaring.
Op schriftelijk verzoek of per e-mail zal de Bisschop, via zijn contactpersoon de kanselier, u informeren over de gegevens die over u zijn verwerkt.
Met betrekking tot de doopregisters is nodig dat u ons meedeelt in welke gemeente en in welke parochie en op welke datum u bent gedoopt. Om zeker te zijn van uw identiteit, moet u ook een kopie van uw identiteitskaart opsturen waarop alle gegevens behalve uw naam onleesbaar zijn gemaakt.
U kan de kanselier van de Bisschop bereiken via de contactgegevens hoger beschreven.
Gent, september 2024