Wat meer duidelijkheid over deel II van het "Decreet op de pastorale zones".
Een pastorale zone kan bij decreet worden opgericht wanneer de volgende stappen gezet zijn:
- Men heeft ter plaatse kennis genomen van de visie en de doelstellingen van een pastorale zone. Hiervoor kan men beroep doen op medewerkers van het vicariaat. - alle organen van de pastorale zone zijn samengesteld : de zoneploeg, de zoneraad en de economische raad; - de vpw-afdelingen van de plaatselijke parochies zijn gefuseerd tot één vpw-afdeling. - de werking van de pastorale zone is daadwerkelijk opgestart - het gesprek over de( her)benoeming van de canonieke benoemden is lopend
Als de zoneploeg-in-wording de stap zet om in het vicariaat hun pastorale zone bij decreet te laten erkennen nodigt zij de deken uit voor een gesprek. Tijdens dit gesprek of daarna wordt, onder verantwoordelijkheid van de plaatselijke deken, het Aanmeldingsdossier correct en volledig ingevuld. Een model hiervoor vindt men op de website van het vicariaat.
Nadat de deken zijn niet bindend eindadvies aan de aanvraag heeft toegevoegd wordt het Aanmeldingsdossier, door de deken, overgemaakt aan de vicariaal verantwoordelijke voor de Territoriale Pastoraal.
De vicariale raad neemt kennis van het Aanmeldingsdossier. Ze houdt er een eerste bespreking over, formuleert eventueel bemerkingen en stelt vragen.
De verantwoordelijke van de Territoriale Pastoraal bezoekt de toekomstige zoneploeg. Het doel van dit gesprek is kennismaking met de leden van de zoneploeg. In dit gesprek worden de vragen en bemerkingen van de vicariale raad opgenomen. De verdere procedure wordt afgesproken en het vormingstraject wordt voorgesteld.
Het Aanmeldingsdossier krijgt een tweede bespreking op de vicariale raad en wordt goedgekeurd. De vicariale veldverantwoordelijken plannen een kennismakend gesprek met de respectievelijke veldverantwoordelijke van de pastorale zone.
De hulpbisschop hoort de priesterraad.
Nadat de priesterraad gehoord is en bij een positief besluit van de vicariale raad legt de hulpbisschop de vraag voor de oprichting van de pastorale zone voor aan de Bisschopsraad. Na de goedkeuring door de aartsbisschop en de Bisschopsraad worden het oprichtingsdecreet door de aartsbisschop uitgevaardigd. Daarna volgen de nodige benoemingen. De hulpbisschop maakt de aanstellingsformulieren op voor de veldverantwoordelijken. Dit alles wordt gepubliceerd in Pastoralia.
Via het secretariaat van het vicariaat wordt een datum afgesproken voor de installatieviering. Dit moet gebeuren voor het dossier op de Bisschopsraad komt omdat het oprichtingsdecreet de datum van de installatieplechtigheid is. Deze viering wordt in principe voorgegaan door de hulpbisschop.
In de viering wordt het oprichtingsdecreet voorgelezen. De pastoor en de veldverantwoordelijken worden aangesteld. Ook eventuele andere canoniek benoemden (diaken, priester, parochie-assistent) worden in hun zending (her)bevestigd. Het vicariaat heeft hiervoor een liturgisch formulier dat als leidraad dient.
Ongeveer één jaar na de Installatieviering wordt op initiatief van de vicariale verantwoordelijke voor de Territoriale Pastoraal een evaluatiegesprek georganiseerd. Dit evaluatiegesprek gebeurt aan de hand van een vooraf bezorgd evaluatieformulier. De verantwoordelijke voor de Territoriale Pastoraal geeft een verslag van dit evaluatiegesprek aan de Vicariale Raad.
Nieuw aangestelde zoneploegen volgen een introductiejaar dat bestaat uit vier avonden waarin de achterliggende visie, de doelstellingen en het taakprofiel van de veldverantwoordelijken wordt behandeld.
Daarna wordt van de zoneploegen verwacht dat ze zich inschakelen in “het permanent vormingstraject” dat vanuit het vicariaat voor zoneploegen wordt georganiseerd (drie avonden).
