Dekenaat Kempen VZW

Contact vzw

vzw Dekenaat Kempen (afgekort: vzw Dek-Kemp)

Maatschappelijke zetel:
    Gildenstraat 3, 2300 Turnhout
    ondernemingsnummer: 410 799 651
    e-mail: info@dek-kemp.be

Voorzitter:
    Wim Selderslaghs, vicaris Kempen
    e-mail: wim.selderslaghs@bisdomantwerpen.be

Ondervoorzitter:
     Juan Luyten, adjunct van de vicaris Kempen Oost
    e-mail: juan.luyten@bisdomantwerpen.be

Secretariaat & nieuwsbrief:
    Bart Bukenbergs, secretaris vzw   
    GSM: 0474 28 86 46   
    e-mail: secretariaat@dek-kemp.be 

SECTOREN:

Dekenaal Fonds Kerkopbouw :
    Jos Matheeussen, sector-secretaris
    e-mail: kerkopbouw@dek-kemp.be

Financieel beheer gewone afdelingen:
    Leo Verstraelen, sector-secretaris
    e-mail: boekhouding@dek-kemp.be

Financieel beheer BTW-afdelingen:
    Bart Bukenbergs, secretaris
    e-mail: secretariaat@dek-kemp.be

Patrimoniumbeheer:
    Jos Matheeussen & Rony Moonen, sector-secretarissen
    e-mail: patrimonium@dek-kemp.be

Verzekeringen + personeelsbeheer:
    Willy Van Dingenen, sector-secretaris
    e-mail: verzekeringen@dek-kemp.be

 

 

Strategische visie VZW 2030

 

1.  Uitgangspunten

 

Onze vereniging heeft tot doel, met uitsluiting van elk winstoogmerk, bij te dragen tot de opbouw van de christelijke gemeenschap in het dekenaat. Dit houdt onder meer in – en dit in de breedste zin:

• Het bevorderen van de eredienst en de pastorale zorg voor de katholieke kerk;
• Het helpen en bijstaan van de personen die met de kerkelijke dienst belast zijn;
• Het organiseren en ondersteunen van de dekenale, parochiale en pastorale verenigingen en activiteiten van alle aard die de religieuze, culturele en sociale ontwikkeling, alsmede het welzijn van de bevolking nastreven, met bijzondere aandacht voor de sociaal zwakkeren;
• Vanuit een christelijke mens- en maatschappijvisie steun verlenen aan instellingen voor katholiek onderwijs, religieus leven in gemeenschap, gezondheids- en welzijnszorg.

 

Daartoe hanteren we de volgende principes:

• Het behoud en het stimuleren van het enthousiasme en de inzet van de locale medewerkers, als kritische succesfactor voor het realiseren van de pastorale/sociale doelstellingen, wordt als topprioriteit vooropgesteld.
• De correcte administratieve registratie en opvolging van alle transacties en activiteiten.
• De burgerlijke structuur heeft als hoofddoel het behoud en het beheer als een goede huisvader van het kerkelijk patrimonium, als middel tot realisatie van de pastorale en sociale doelstellingen, zowel op korte als op lange termijn.
• Vanuit burgerrechtelijk oogpunt is het bestuur bevoegd voor alle handelingen van bestuur en beschikking. De bestuurders zullen echter, in een geest van openheid en solidariteit, de autonomie van de afdelingen respecteren door zelf geen handelingen te stellen op de bankrekeningen waarvoor zij volmacht verleenden aan de afdelingen, behoudens andersluidende richtlijnen vanwege de canonieke verantwoordelijke o.m. de pastoor, federatiecoördinator, parochie- of federatieteam, de bevoegde pastorale verantwoordelijke van het bisdom voor deze afdeling of een door hem gedelegeerd persoon.

 

2. Vaststellingen

 

Onze vereniging staat voor grote uitdagingen. We stellen immers vast dat:

• Onze inkomsten dalen. Er zijn bijvoorbeeld steeds minder huwelijken en uitvaarten. De uitbating van parochiezalen is steeds minder rendabel: enerzijds maken lokale verenigingen om allerlei redenen minder gebruik van de parochiezalen, anderzijds stijgen de kosten van uitbating. We ontvangen nog nauwelijks schenkingen.
• Onze vrijwilligers worden gemiddeld ouder. In de huidige cultuur is het niet  altijd makkelijk voor vrijwilligers om gemotiveerd te blijven, of om nieuwe vrijwilligers te vinden. Hierdoor is het waarschijnlijk dat onze vereniging zich in de toekomst verder zal moeten professionaliseren: we zullen meer en meer beroep moeten doen op beroepskrachten, of op externe professionele ondersteuning en advies (boekhoudkundig, financieel, enz.) Maar professionalisering kost natuurlijk geld.
• We beschikken over een relatief groot onroerend vermogen. Het rendement op dit vermogen is echter zeer klein. Terreinen liggen bijvoorbeeld braak, of worden al jarenlang door boeren bewerkt tegen een lage pachtvergoeding.  Schooldomeinen in erfpacht gegeven tegen een billijke vergoeding.

 

Deze vaststellingen schetsen de contouren van de uitdaging waar we de komende jaren voor staan. Hoe slagen we erin om voldoende vrijwilligers te rekruteren en houden we deze gemotiveerd? Hoe waarborgen we de goede werking van onze afdelingen, ook al zullen in bepaalde afdelingen misschien minder (of zelfs geen) vrijwilligers meer zijn om het werk te doen? Hoe zorgen we voor voldoende financiële middelen om ook op lange termijn onze doelstellingen nog te realiseren?

 

3. Strategische krachtlijnen

 

3.1. Zorg voor- en ondersteuning van medewerkers en vrijwilligers

 

Wij willen op de volgende domeinen ondersteuning blijven bieden aan onze lokale medewerkers en vrijwilligers:

 

• 1. 1. Boekhouding:
• Controles op de correctheid van boekhoudkundige registraties;
• Beantwoorden van vragen in verband met  de boekhouding, zowel inhoudelijk en technisch;
• Aangifte btw voor enkele afdelingen;
• Uitvoeren van de boekhouding voor een aantal afdelingen waar er geen vrijwilligers zijn, of geen vrijwilligers die de toepassing beheersen.

De boekhouding wordt uitbesteed aan een externe partner.

 

• 1. 2. Fiscaal en administratief:
• Patrimonium aangifte;
• Aangifte rechtspersonenbelasting;
• Bovenstaande worden uitbesteed aan een externe partner;
• Betalen van heffingen en belastingen en deze doorrekenen aan de afdelingen;
• Bezwaar aantekenen tegen heffingen en belastingen, wat vaak resulteert in correcties;
• Organiseren van de Algemene (Informatie) Vergaderingen;
• Opvolgen van de wetgeving en reglementering rond vzw;
• Beheren van het archief.

 

• 1. 3. Verzekeringsmateries:
• Verzekeren op dekenaal niveau:

Wij bieden voldoende zekerheid aan onze vrijwilligers voor een zo klein mogelijk kost.

Wij ondersteunen de afdelingen bij de administratie van deze verzekeringen en het afhandelen van schadegevallen;

• Lokaal afgesloten verzekeringen (o.a. blokpolissen gebouwen: parochiezalen, huizen, …):

De vzw biedt inhoudelijke ondersteuning aan onze afdelingen.

 

1. 1. 4. Patrimonium:

Goed beheer van het patrimonium in het algemeen, bijvoorbeeld:

• Garanderen van de veiligheid en het onderhoud van leegstaande gebouwen;
• Inspectie van het naleven van de normering voor parochiezalen (veiligheid, milieu, voedselveiligheid, …);
• Administratie van verkoop: nalezen akten, ondertekenen akten, administratieve en financiële afhandeling;
• Afsluiten van huurcontracten;
• Zorgen voor milieuvergunningen;
• Voeren van rechtszaken.
• Goedkeuringen aanvragen bij het Bisdom

 

• 1. 5. Personeelsbeheer:
• Updaten van arbeidsreglement;
• Beheer van arbeidscontracten;
• Opvolging wetgeving en reglementering in overleg met sociaal secretariaat;
• Contacten met IDEWE;
• Administratieve afhandeling lonen en vergoedingen: ecocheques e.d.

 

1. 1. 6. Organiseren en financieel ondersteunen van opleidingen.

Hierbij maken we een belangrijke kanttekening:

We willen in de toekomst hetzelfde blijven doen voor onze afdelingen. Het is echter waarschijnlijk dat in de toekomst het aantal beschikbare vrijwilligers in onze afdelingen nog verder zal dalen. Het werkniveau op dekenaal niveau zal dus eerder toenemen. Dat noodzaakt het volgende:

• Meer professionalisering.;
• Professionalisering kost echter geld. In de huidige complexe structuur is dit onbetaalbaar. Daarom dringt vereenvoudiging van onze structuren zich op (zie onder 3.3).

3.2. Zorg voor lokale gemeenschappen

 

Deze zorg omvat in de eerste plaats de zorg voor de lokale parochiegemeenschappen, zoals verwoord onder 3.1.

 

Daarnaast heeft onze vzw ook als opdracht “het organiseren en ondersteunen van  activiteiten van alle aard die de religieuze, culturele en sociale ontwikkeling, alsmede het welzijn van de bevolking nastreven” (zie onder 1). Deze opdracht maken we in de eerste plaats waar in alle handelingen van dagelijks bestuur. Daarnaast heeft onze vereniging echter, gezien de omvang van haar patrimonium, een aantal ethische principes goedgekeurd  die specifiek betrekking hebben op de verkoop van vastgoed. Deze maken integraal onderdeel uit van het ‘Strategische Visie 2030’ van de vereniging:

 

Vzw Dekenaat Kempen wil bijdragen tot ‘goed wonen’ in de Kempen. Dat houdt in dat, bij de verkoop van bouwpercelen van de vzw, de maximalisering van financiële meerwaarde niet per definitie als het enige criterium geldt. Toekomstige bouwprojecten dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen. Enkel indien er voldoende (juridisch verankerde) garanties zijn dat een kritisch minimum van deze principes daadwerkelijk worden gerealiseerd, is vzw Dekenaat Kempen bereid om afstand te doen van haar onroerend goed. Het is duidelijk dat geen van de onderstaande principes op zichzelf staat; zij vloeien in elkaar over en versterken elkaar.   Principe 1: In de omgeving geborgen Gedurende de hele ontwerpfase is er evenveel aandacht voor de omgeving van het gebouw, als voor het gebouw zelf. Het gebouw wordt niet in isolement gebouwd. Het wil ook niet perse een statement maken; het schreeuwt niet om gezien te worden. Het gebouw wil daarentegen bijdragen tot de rijkdom en kwaliteit van zijn omgeving; het dringt zich daarbij niet aan de omgeving op. Het toont met andere woorden een grote mate van ‘nederigheid’. Het gebouw is ‘ruimtelijk geborgen’ in de omgeving.   Principe 2: Open ruimte en groen Kwaliteitsvol wonen betekent wonen tussen groen, met zoveel mogelijk openheid op het landschap. Wij zijn ervan overtuigd dat wonen tussen groen met voldoende open ruimte rust, geborgenheid en verbondenheid creëert. Op die wijze draagt het bouwproject bij tot het geluk van de bewoners. Dat betekent dat wij niet als vanzelf kiezen voor de hoogste opbrengst door een maximaal bebouwde oppervlakte.   Principe 3 - Ecologie en duurzaamheid Ondanks een aantal reglementaire minimumvereisten, biedt bouwen vandaag nog steeds weinig ecologische garanties. Daarom streven we ernaar dat zoveel mogelijk van het materiaal gebruikt in het gebouw beantwoordt aan het cradle to cradle principe. Ruimte voor ecologische vernieuwing vindt men niet als vanzelf in de standaard producten en aanbesteding in de traditionele bouwsector, maar vergt een creatieve, multidisciplinaire samenwerking tussen de opdrachtgever, ontwerper en bouwer.   Principe 4: Uitnodigend tot het collectieve: ‘apart samenwonen’ Een gebouw bevindt zich in de publieke ruimte. Veel projecten verwaarlozen echter de collectieve, door de bewoners gemeenschappelijk gedeelde ruimte. Uiteraard dienen alle bewoners over voldoende privacy te beschikken.         Daarnaast moet het gebouw echter ook uitnodigen tot gemeenschappelijke en gedeelde beleving, op niet dwingende wijze. Dit kan de intensiteit van de sociale contacten tussen bewoners (en niet-bewoners) bevorderen en bijdragen tot de kwaliteit van wonen.   Principe 5: Diversiteit Willen ouderen uitsluitend naast ouderen wonen? Jongeren uitsluitend naast jongeren? Sociaal zwakkeren enkel naast andere sociaal zwakkeren? Wij zijn ervan overtuigd dat goed wonen ook ‘divers’ wonen is, met buren uit verschillende generaties en met verschillende achtergrond en geschiedenis. Dat sluit niet uit dat het woonproject specifieke accenten legt en wonen voor geselecteerde doelgroepen toegankelijker maakt. Maar ook dan willen we vermijden dat het project op slechts ‘één soort bewoners’ is toegesneden.   Principe 6: Betaalbaarheid en ruimtelijke efficiëntie We willen de drempel tot wonen verlagen. Betaalbaar wonen houdt ook in dat we efficiënt omgaan met ruimte. Vandaag is Vlaanderen zo goed als volgebouwd; in de toekomst zal bouwgrond nog schaarser worden. Verkaveling van bouwgrond in individuele bouwpercelen is niet altijd de beste oplossing. Vaak is het ook niet de goedkoopste optie. We willen dat het bouwproject de toegang tot wonen voor bepaalde (sociaal zwakkere) groepen vergemakkelijkt. Deze focus mag echter de beoogde diversiteit niet onmogelijk maken.   Principe 7: Lokaliteit We richten ons met het woonproject in de eerste plaats op de lokale bevolking, d.w.z. op wie reeds in de gemeente of regio woont, of daar is opgegroeid. Dat houdt in dat we in de projectfase zoveel mogelijk en zo open mogelijk in gesprek gaan met de (lokale) overheid.  In overleg werken we gepaste criteria uit die moeten toelaten dat het project een antwoord biedt op lokale noden. We zijn ervan overtuigd dat dit bijdraagt tot versterking van de lokale gemeenschap. Deze focus mag echter de beoogde diversiteit niet onmogelijk maken.   Principe 8: Contextualiteit: de plicht van het hoogst haalbare We beseffen dat we met deze principes de lat behoorlijk hoog leggen. Enerzijds zijn we ervan overtuigd dat de kortste, gemakkelijkste en eenvoudigste weg niet altijd tot het beste resultaat leidt. Creatie – en waardecreatie in het bijzonder – vraagt immers aandacht, inspanning en tijd. Anderzijds zal het niet altijd mogelijk zijn om alle principes in elk project in dezelfde mate te realiseren. Rekening houdend met de concrete context hebben we echter de plicht om te streven naar ‘het hoogst haalbare’.

 

3.3. Zorg voor financiële leefbaarheid

 

De zorg voor financiële leefbaarheid heeft tot doel “het behoud en beheer als een goede huisvader van het kerkelijk patrimonium, als middel tot realisatie van de pastorale en sociale doelstellingen, zowel op korte als op lange termijn” (zie Huishoudelijk Reglement p. 3). Maar wat houdt “goed huisvader zijn” concreet in?

 

3.3.1. Gelden correct bewaren

 

In de eerste plaats moet een afdeling de haar toevertrouwde gelden correct bewaren. Daarom moet zij elke schenking of lening aan derden voorleggen voor goedkeuring aan het Bestuur. Met een schenking of lening aan derden bedoelen we elke betaling 1) aan personen of organisaties waarvan het patrimonium niet door de vzw wordt beheerd én 2) die geen billijke vergoeding vormt voor een gepresteerde dienst. Ook wanneer dergelijke schenking of lening kleiner is dan 12.500 euro, dient ze ter goedkeuring aan het Bestuur te worden voorgelegd. Dit betreft bijvoorbeeld ook schenkingen of leningen aan een Kerkfabriek. Bij inbreuken tegen deze regel houdt het Bestuur zich het recht voor om de volmacht op de bankrekeningen van de vzw te schrappen van de persoon die de opdracht gaf tot betaling van deze lening of schenking. 

 

NB: Voor het toestaan van schenkingen voor méér dan 12.500 euro is de vzw gehouden aan de bestaande richtlijnen die o.a. de goedkeuring van de diocesane overheid inhouden.

 

Het Bestuur van de vzw voert op kwartaal- en  jaarlijkse basis een reeks controles uit op de boekhouding van de afdelingen van de vzw. Een aantal van deze controles heeft tot doel de hoger vermelde schenkingen of leningen te detecteren.

 

3.3.2. Gelden correct beleggen

 

In de tweede plaats moeten we de ons toevertrouwde gelden correct beleggen. Dit vertaalt zich in een aantal principes waaraan de beleggingspolitiek dient te voldoen.

 

Om deze principes te realiseren riepen we het Reservefonds in het leven. Het Reservefonds bevat de zogenaamde ‘structurele reserves’ van onze afdelingen. Dat is het spaargeld dat onze afdelingen niet onmiddellijk nodig hebben en dus op langere termijn kunnen beleggen. (Met dien verstande dat iedere afdeling natuurlijk vrij over haar geld kan beschikken indien ze het nodig heeft.)

 

Het geld van de afdelingen in het Reservefonds vormt een belangrijk deel van de financiële basis die moet toelaten dat we, ook in de toekomst, nog kerk kunnen zijn in de Kempen. Daarom moeten we er zorg voor dragen dat het rendement op onze structurele reserves voldoende hoog is. Anderzijds dienen we behoedzaam met onze middelen om te gaan. We kiezen daarom voor een defensieve beleggingspolitiek.

We gaan op zoek naar een goede opbrengst, maar zonder veel risico te nemen. De kans op een hoge opbrengst is dan kleiner, maar de kans op verlies is ook geringer

 

Kortom, we hanteren bij het beleggen van onze structurele reserves de volgende principes:

 

1. De opbrengst van onze structurele reserves moet hoger zijn dan de opbrengst van de gemiddelde spaarrekening bij een grootbank.
2. We hanteren een voorzichtige ‘defensieve’ beleggingspolitiek.
3. De afdelingen moeten indien nodig snel over hun geld kunnen beschikken.
4. We willen enkel ethisch (= sociaal en duurzaam verantwoord) beleggen.

 

Het is precies door onze krachten (onze structurele reserves) te bundelen in een Reservefonds dat het Bestuur voldoende controle kan uitoefenen en garant kan staan voor de realisatie van deze principes. Het is bijgevolg ook niet toegelaten dat een afdeling haar structurele reserves belegt in andere fondsen. 

 

3.3.3. Actiepunten ter bevordering van de financiële leefbaarheid op langere termijn

 

Wat het beheer als goede huisvader en de financiële leefbaarheid op langere termijn betreft, staan we voor belangrijke uitdagingen (zie onder 1).

 

Hieruit leiden we een aantal principes af voor het financieel beheer. Deze principes staan uiteraard niet los van elkaar:

1. Omdat onze inkomsten dalen en de kosten stijgen, is het nodig om ook het rendement op het onroerend vermogen te vergroten.
2. We willen onze kosten zo laag mogelijk houden. Daarom dienen we de administratie zoveel mogelijk te vereenvoudigen.
3. De kosten verbonden aan het centrale beheer van de vzw stijgen. We moeten ervoor zorgen dat de bijdragen van de afdelingen aan het centrale beheer van de vzw (= de afdelingen secretariaat en kerkopbouw) deze kosten ook in de toekomst blijven dekken.

 

We vertalen dit concreet in de volgende acties:

 

Actie 1: verhoging van de canon voor nieuwe erfpachten aan scholen:

 

Op het moment van de ondertekening van een erfpachtakte gaan we na wat het aantal leerlingen van de school is. Dit aantal bepaalt immers de werkingstoelagen van de school. In functie van het aantal leerlingen (dus de werkingstoelagen gebaseerd op de 'schoolkenmerken') rekenen we een forfaitair bedrag aan, jaarlijks te indexeren. Dit forfaitair bedrag komt overeen met 1,5%  van de werkingstoelagen.

 

Actie 2: inning van een vast percentage op de verkoop van vastgoed:

 

Het centrale beheer van de vzw heft een vast percentage van 3% op de verkoop van gebouwen en gronden waarvan een afdeling canoniek eigenaar is.

Ook al is de optimalisatie van het rendement van ons onroerend vermogen een belangrijke overweging, we blijven uiteraard vasthouden aan de eerder geschetste ethische principes (zie onder 3.2).

 

Actie 3: vereenvoudigde en kostendekkende berekening van de bijdragen van de
              afdelingen:

 

Vanaf 1 januari 2016 wordt de beheerskost per afdeling op een méér eenvoudige manier berekend.  Bedoeling van de nieuwe berekeningswijze is tevens dat de bijdragen van de afdelingen de centraal gemaakte kosten kunnen dekken.

 

Bij de berekening van de bijdragen van de afdelingen hanteren we de volgende principes:

• De hoogte van de bijdrage van een afdeling is afhankelijk van de omvang van het totale vermogen (roerend en onroerend) van die afdeling. De meest betrouwbare weergave hiervan is de theoretisch belastbare waarde van het patrimonium van de afdeling voor de ‘patrimoniumtaks’ (theoretisch = voor toepassing van de vrijstellingen).
• We  houden rekening met een minimum forfaitaire bijdrage (in eerste instantie € 150) per afdeling.
• We beperken de bijdrage per afdeling tot een forfaitair plafond. (In eerste instantie wordt het vermogen voor de berekening van de bijdrage afgetopt op € 300.000) Zo vermijden we dat de grootste afdelingen hun kosten spectaculair zouden zien stijgen.

 

Deze werkwijze heeft een aantal voordelen:

• Op deze wijze dragen de sterkste schouders de sterkste lasten.
• Bovendien vormt het aanrekenen van een forfaitaire bijdrage, ook voor de kleinste afdelingen, een aansporing voor onze parochies om het aantal afdelingen te reduceren.
• De administratie wordt door de introductie van deze forfaitaire bijdrage vereenvoudigd.
• We blijven echter wel de kosten die aan een individuele afdeling kunnen worden toegewezen (verzekeringspremies, patrimoniumtaks, gemeentebelasting, onroerende voorheffing, enz.) aan die afdeling factureren. Op die wijze blijft het ‘profit center’ principe behouden.
• Bijkomend laat deze werkwijze ons toe om continu te controleren dat de inkomsten de uitgaven wel degelijk dekken – en waar nodig bij te sturen.

 

De hoogte van de bijdragen zal worden berekend  op basis van een realistische begroting van al de centraal gemaakte kosten (wedde secretaris, ICT , boekhoudkundige ondersteuning,  vrijwilligersvergoedingen, communicatiekosten, enz.) teneinde kostendekkend te zijn.

 

De nieuwe berekening van de bijdragen gebeurt jaarlijks, telkens na de Algemene Vergadering.

 

Op de Algemene Vergadering worden alle inkomsten en uitgaven voor het centrale beheer van de vzw van het afgelopen kalenderjaar in volledige transparantie getoond.

 

Actie 4: criteria voor de verdere ondersteuning van parochiezalen:

 

Tot het onroerend vermogen behoren ook een aantal parochiezalen. We willen de werking van onze parochiezalen blijven ondersteunen, ook financieel, op voorwaarde dat een aantal criteria worden vervuld:

• De uitbating van de parochiezaal moet financieel verantwoord blijven. Dat betekent dat de uitbating niet constant in de rode cijfers draait en op die manier een financiële aderlating betekent voor de vzw. Hierbij houden we ook rekening met (de afschrijving van) investering uit het verleden en de kost van investeringen die zich op korte termijn opdringen.
• De uitbating van de parochiezaal moet een sociaal doel dienen, in lijn met onze statuten die vermelden dat we “de religieuze, culturele en sociale ontwikkeling, alsmede het algemeen welzijn van de bevolking nastreven”. Indien er bijvoorbeeld nauwelijks alternatieven in de omgeving beschikbaar zijn, of indien nog veel (christelijk geïnspireerde) verenigingen van de parochiezaal gebruik maken, is dit een argument om de parochiezaal te blijven ondersteunen.
• Er moeten nog voldoende vrijwilligers beschikbaar zijn om ook op middellange termijn de parochiezaal uit te baten.

 

 

 

Tekst voorgelegd op de Algemene Vergadering van 23 juni 2022