In het licht van secretaressedag (20 april) stellen we graag even de werking van het secretariaat in de schijnwerpers. Want geloof het of niet, kerk zijn is meer dan liturgie vieren, sacramenten voorbereiden of kerk en leven opmaken. Er zit ook een ganse administratieve mallemolen achter.
Sinds januari dit jaar proberen we de krachten vanuit de verschillende lokale gemeenschappen wat te bundelen op dat vlak. Het is nog zoeken naar een juiste afstemming en verdeling van de taken.
Op het secretariaat werken Ewa Mulik, Nico Ronsse en zr. Florence. Wat ze doen is meer dan de telefoon opnemen of de post en mailtjes beantwoorden. Daarom enkele vraagjes aan Ewa, die naast 10 u in Harelbeke ook nog 28 u secretariaatswerk doet op de dekenij in Kortrijk. Zij is eigenlijk een beetje de spil van het secretariaat hier in Harelbeke.
Wat houdt je taak eigenlijk allemaal in?
Kort gezegd – alles wat betreft de administratie binnen de pastorale eenheid.
Meer concreet: opmaak van ‘Kerk en leven’ en alles wat betreft abonnementen (vb. aanpassing van adressen als iemand verhuist of herabonnering in het najaar); beantwoorden van telefoons en mails; maken van flyers en affiches (vb. met weekendvieringen binnen de PE) of updaten van de website – alles wat betreft de communicatie naar de parochianen toe.
Daarnaast ook het opmaken en aanvragen van doopattesten (vooral voor de eerste communies en vormsels, maar ook bij huwelijken) en het maken en versturen van facturen. Samen met Nico vullen we ook de doop-, vormsel-, huwelijk- en overlijdensregisters en maken de dossiers voor doopsels en huwelijken op. Je kan dus zeggen dat het een soort van ‘voorbereidingswerk’ is zodat niemand kan in vraag stellen of een sacrament ‘juist’ werd toegediend.
Is er een verschil tussen je taken in Harelbeke en Kortrijk?
Ja en neen – er zijn wel taken dat ik zowel ik Harelbeke als in Kortrijk doe, maar zelfs daar zijn er verschillen. Bijvoorbeeld in Harelbeke zijn alle registers in het centraal secretariaat en bij een aanvraag voor een doopattest kan ik de gegevens gemakkelijk vinden. In de dekenij heb ik enkel de doopregisters van de Kortrijkse moederhuizen – ik moet dus heel vaak de aanvragen doorsturen naar de kosters en het is niet altijd gemakkelijk om op te volgen of het wel of niet gelukt is om de gegevens te vinden.
In Kortrijk werk ik ook meer uren dus mijn takkenpakket is wat ruimer. Ik ben daar ook decanaal secretaris, dus mijn taken zijn mijn gefocust op de werking van het decanaat – hulp met organisatie van recollecties en theologisch-pastorale studiedagen (en andere decanale initiatieven) of de boekhouding van het decanaat. Daarnaast ben ik een soort van ‘tussenpersoon’ wat betreft de communicatie naar de zes pastorale eenheden toe. Bijvoorbeeld als er een bericht van het bisdom binnenkomt moet ik weten naar wie ik die moet doorsturen – moderatoren van de pastorale eenheden, parochieassistenten, priesters of diakens? Misschien is er een aankondiging van één of andere activiteit – is het interessant om dit in ‘Kerk en leven’ te publiceren of op de sociale media te plaatsen? Bij zulke gevallen moet ik weten wie in de pastorale eenheden voor wat verantwoordelijk is.
De dekenij ligt ook op het grondgebied van de PE Onze-Lieve-Vrouw van Groeninge, waar deken Geert ook pastoor van is, dus ik doe daar ook het secretariaatswerk maar ook het opmaak van ‘Kerk en leven’ zoals hier in Harelbeke.
Welk element van je taken doe je het liefst?
Ik doe alles, wat creativiteit vraagt, heel graag, vb. affiches en flyers ontwerpen. Alles waar ik voor een heldere lay-out moet zorgen ook, bij voorbeeld hoe plaats ik de artikels in ‘Kerk en leven’ zodat de laatste zinnen niet naar een andere pagina verspringen.
Contact met mensen – collega’s, vrijwilligers, medeparochianen enz. - vind ik ook heel leuk. Ik wist altijd dat ik in mijn werk anderen wil helpen of ‘van dienst zijn’. Als iemand belt en zegt ‘Ik wil graag mijn kindje laten dopen, maar ik weet helemaal niet waar moet ik terecht’ dan geef ik heel graag alle nodige uitleg en info. Soms zijn het mensen die door het doopsel van hun kindje hun eigen relatie met de Kerk willen hernieuwen, dus hen helpen om de juiste weg te vinden doet heel veel deugd.
Je lijkt me een sociaal mens, voel je je dan niet te veel ‘weggestopt’ achter een bureau? (en hoe probeer je dat op te vangen?)
Natuurlijk zou het leuk zijn om nog meer tussen de mensen zijn of meer ‘face to face’ contact te hebben dan via mails of telefoons. Ik hoor van collega’s, dat corona daar toch veel invloed op gehad heeft – in lockdowns verliep alle communicatie via de schermen en het is in zekere mate zo gebleven. In de dekenij toch minder, omdat die in het centrum van Kortrijk ligt, dus af en toe staat er iemand aan de deur met zijn of haar vraag i.p.v. een mail te sturen (vooral op maandag als er markt is).
Aan de andere kant kan ik me volledig focussen op mijn taken zonder te veel gestoord te worden, maar een babbeltje af en toe is zeker een nodige ‘pauze’ en ik probeer om daar zoveel mogelijk mijn ‘batterij’ mee op te laden. Daarom ben ik blij als pastoor Marc of één van de teamleden even langskomt. Ik doe ook regelmatig overleggen met Véronique die beginnen over het werk en eindigen ergens helemaal anders, zoals bij tips voor het zorgen voor een orchidee…
