Privacyverklaring van de Parochie Zottegem
De naam Parochie Zottegem staat voor de nieuwe parochie in Zottegem en omvat zoals decretaal vastgelegd is in de oprichtingsakte van het dekenaat Zottegem d.d. 15 augustus 2016 volgende parochies: Zottegem: O.-L.-Vrouw Hemelvaart; Bevegem: Heilig Hart; Elene: O.-L.-Vrouw Geboorte en St.-Jozef; Erwetegem: St.-Pietersbanden; Godveerdegem: St.-Paulus’ Bekering; Grotenberge: St.-Pietersbanden en St.-Berlindis; Leeuwergem: St.-Amandus; Oombergen: St.-Martinus; Sint-Goriks-Oudenhove: St.-Gorik; Sint-Maria-Oudenhove: O.-L.-Vrouw Hemelvaart; Strijpen: St.-Andreas; Velzeke-Ruddershove: St.-Martinus. Verder in deze verklaring wordt gesproken van Parochie Zottegem ter aanduiding van de nieuwe parochie in Zottegem die al deze hogergenoemde parochiekerken omvat.
De Parochie Zottegem hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt dat uw privacy wordt gerespecteerd.
We houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving en beschermen persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)/General Data Protection Regulation (GDPR), van toepassing sinds 25 mei 2018 (Verordening EU 2016/679).
In deze verklaring willen we u op de hoogte brengen over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
1. Verantwoordelijke voor de verwerking en bescherming van de persoonsgegevens
Als parochie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring verdere vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Parochie Zottegem, Zavel 15, 9620 Zottegem
Contactpersoon: E.H. Emmanuel Vidts, em.vidts@dekenaatzottegem.be, tel: 09/360 06 06
2. Deze privacyverklaring is gericht aan:
- Personen die een aanvraag doen in onze parochie.
- Mogelijke deelnemers aan onze activiteiten.
- Personen die deel uitmaken van de Parochie Zottegem of zij die deel uitmaken van de quasi Parochie Zottegem.
3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door de Parochie Zottegem verwerkt voor volgende doeleinden:
- om uw aanvraag of inschrijving te kunnen verwerken;
- om u te kunnen contacteren in geval uw aanvraag of inschrijving niet duidelijk of onvolledig is;
- om u eventuele aangevraagde documenten te kunnen toesturen/bezorgen;
- om u te kunnen contacteren en op de hoogte te houden van de activiteiten in verband met de parochiale werking, werkgroepen of taakgroepen;
- om u verslagen en documenten te kunnen toesturen van bijeenkomsten waar u deel van uitmaakt;
- om u te kunnen contacteren en op de hoogte te houden van de activiteiten in verband met vormselcatechese wanneer u uw kind inschreef voor het vormsel in de Parochie Zottegem;
- om u uit te nodigen voor gebeurtenissen of nazorg die rechtstreeks verband houden met een aanvraag of inschrijving (na doopsel: voor de kinderzegen; bij uitvaart: uitnodiging gedachtenisviering en met Allerzielen);
- om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan de Parochie Zottegem onderworpen is;
- in het kader van de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst.
4. Welke gegevens verwerken en/of bewaren wij?
We verzamelen persoonsgegevens die u zelf, uw wettelijke vertegenwoordiger, of iemand die hiervoor een mandaat of uw akkoord heeft gekregen aan ons meedeelt. Dit kan op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen we de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:
- Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, onderwijsinstelling.
- Geboortedatum, geboorteplaats, doopparochie en doopdatum, datum vormsel, geslacht.
- Uw bankrekeningnummer in geval u geld voor een aanvraag misintentie, een uitvaart, de werkingskosten vormselcatechese, een abonnement Kerk & Leven (parochieblad), het inschrijfgeld voor een activiteiten of een gift overschrijft of indien wij u een bedrag dienen (terug) te betalen (om de betaling aan de juiste persoon te kunnen koppelen).
5. Delen van gegevens
Uw persoonlijke gegevens spelen we nooit door aan derden.
Een uitzondering hierop zijn de gegevens nodig voor uw aanvraag (of verlenging) van uw abonnement op Kerk & Leven (parochieblad) die we aan de uitgeverij Halewijn bezorgen.
Enkel gegevensuitwisseling binnen de kerkelijke instellingen die onderdeel zijn van de Rooms-Katholieke Kerk zijn mogelijk indien deze noodzakelijk vereist zijn voor een wettelijk of kerkelijk voorschrift.
Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.
6. Audiovisueel materiaal
Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten georganiseerd door de Parochie Zottegem sfeerfoto's worden gemaakt door vrijwilligers aangeduid door de Parochie Zottegem, voor verslaggeving in haar gedrukte communicatie of op de website. Aan de vrijwilligers kan gemeld worden of u al dan niet in beeld wil komen. De gebruiksrechten van dit beeldmateriaal behoren toe aan de Parochie Zottegem.
7. Bewaartermijn
De Parochie Zottegem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en maximaal vijf jaar na het laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking. Na deze termijn worden deze persoonsgegevens geanonimiseerd, en blijven deze enkel nog behouden voor statistische informatie. Persoonsgegevens voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden worden voor ten minste 7 jaar bewaard (rechtsgrond: wettelijke verplichting).
8. Beveiliging van de gegevens
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
- De personen die namens de Parochie Zottegem van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid en hebben beveiligingssoftware die systematisch geüpdatet wordt, op al onze systemen waar persoonsgegevens verwerkt worden.
- We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9. In verband met de bescherming en verwerking van gegevens hebt u de volgende rechten:
- Recht op informatie wat er met uw persoonlijke gegevens gebeurt.
- Recht op inzage en kopie van uw gegevens, zoals deze bewaard worden in onze administratie.
- Recht op aanpassing, aanvulling of correctie van uw gegevens.
- Recht op bezwaar.
- Recht op vergetelheid, of het verwijderen van uw gegevens. Dit recht kan enkel uitgeoefend worden voor zoverre het de uitvoering van administratieve of contractuele verplichtingen niet onmogelijk maakt. Dit betekent dat u als deelnemer niet 'vergeten' kan worden zolang er nog activiteiten zijn waarvoor u ingeschreven bent.
- Recht op het intrekken van de toestemming om uw gegevens bij te houden of te verwerken.
- Recht op overdraagbaarheid.
- Recht op beperking van verwerking.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Als u de rechten in verband met Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) wil uitoefenen, kan u ons contacteren via em.vidts@dekenaatzottegem.be.
10. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, neem hierover dan direct contact met ons op deken.zottegem@kerknet.be of 09/360 06 06. Elk verzoek moet ondertekend en gedateerd zijn en – om zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan – dient u een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart bij te voegen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit in verband met privacybescherming: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be of op de website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Wijziging
De Parochie Zottegem kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 23 januari 2023.
