Kilometer-en forfaitaire kostenvergoeding voor vrijwilligers
Vrijwilligerswerk is onbetaald werk, vrij en zonder verplichting. Vrijwilligers bieden hun tijd en hun deskundigheid aan. We vinden het daarom belangrijk dat de reële kosten die vrijwilligers maken in functie van een opdracht vergoed worden: vervoersonkosten, aankoop van materialen, etenswaren, werkmateriaal, ...
Dit is een principiële keuze en geen automatisch toegekend recht. Het is belangrijk dat je dit goed bespreekt, zodat wat beloofd wordt ook gerealiseerd kan worden. Het gaat om structurele afspraken voor een langere tijd die je ook in je jaarlijkse begroting moet verwerken. De kosten worden terugbetaald op basis van bewijsstukken. Voorbeelden van bewijsstukken kunnen kassabonnetjes, facturen of ook onkostennota’s voor gereden kilometers zijn. Het spreekt vanzelf dat een goede administratieve opvolging noodzakelijk is. Al de uitbetaalde reële kostenvergoedingen dienen niet alleen tijdig te worden uitbetaald, maar ook zorgvuldig geregistreerd te worden in de boekhouding. De bewijsstukken dienen bewaard te worden.
Kilometervergoeding Wagen, moto, bromfiets:
- Vanaf 1 juli 2020 geldt de geïndexeerde kilometervergoeding: maximum 0,3542 euro per kilometer. Dit bedrag blijft van toepassing tot 30 juni 2021 en is fiscaal vrijgesteld. Het jaar ervoor - 2019 - bedroeg de kilometervergoeding maximum 0,3653 euro per kilometer. Het bedrag is dus verlaagd. - Opgelet! Voor kilometers afgelegd met een wagen van de organisatie, kan geen kilometervergoeding gegeven worden.
- Fiets: De fietsvergoeding is fiscaal vrijgesteld tot maximum € 0,24 per kilometer.
- Openbaar vervoer: aan de hand van het vervoersbewijs kan je het hele bedrag terugbetalen.
- Te voet: hier kan je geen vergoeding voor geven. Eventueel een forfaitaire vrijwilligersvergoeding
Af en toe kan het nodig zijn om toch te werken met de forfaitaire vrijwilligersvergoeding. Dit moet duidelijk binnen de organisatie besproken zijn, zodat iedereen weet waarom hiervoor wordt geopteerd.
Belangrijk: je kan nooit de forfaitaire vrijwilligersvergoeding combineren met de terugbetaling van gemaakte reële kosten. Dit is wettelijk vastgelegd. Maak vooraf een duidelijk verantwoorde keuze als je toch voor de forfaitaire vergoeding gaat. We brengen nog even in herinnering dat per 01 01 2021 de forfaitaire vrijwilligersvergoeding steeg tot maximum 35.42 euro per dag én een maximum van 1.416.16 euro per jaar. In combinatie met de forfaitaire onkostenvergoeding kunnen maximaal 2000 kilometer verplaatsingen terugbetaald worden.
Let op : hiervoor moeten wel onkostennota’s gemaakt worden. Een vrijwilligersregister is ondertussen verplicht. Je moet de registratie van je vrijwilligers correct bijhouden indien je hen een forfaitaire kostenvergoeding geeft. Dan zet je in een spreadsheet op je pc de gegevens van de vrijwilligers die een forfaitaire vergoeding krijgen. In de kwartaalbestanden is die mogelijkheid trouwens voorzien. Noteer daarbij hun rijksregisternummer, naam, adres en de datum waarop de forfaitaire vergoeding betrekking heeft en het bedrag.
Bron :https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/?s=vrijwilligersregister&Search=
