Privacyverklaring

Artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat verwerkingen waaruit religieuze overtuigingen blijken, in principe verboden zijn. Het verbod wordt opgeheven onder de volgende voorwaarden:

• als de verwerking wordt uitgevoerd door een stichting, vereniging of andere non-profitorganisatie die een religieus doel nastreeft in het kader van haar legitieme activiteiten;
• op voorwaarde dat de verwerking uitsluitend betrekking heeft op leden, voormalige leden of personen die regelmatig contact onderhouden met de organisatie in verband met haar doelstellingen;
• dat de gegevens niet buiten deze organisatie worden gecommuniceerd zonder toestemming van de betrokken personen.

De Pastorale Zone Oase Oud-Heverlee bewaart enkel de gegevens die ze ontvangt bij de opgave voor een huwelijk, een doopsel, de eerste communie, het vormsel (naam en adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadrescontactgegevens zoals de betrokkenen of de ouders van deze kinderen deze doorgaven).

• Naam, adres, geboortedatum wordt neergeschreven in het doop-, vomsel- of huwelijksregister van de parochie ad vitam aeternam.
• Verder bewaren we naam, adres en e-mailcontactgegevens van de vrijwilligers die actief zijn in de katholieke kerkgemeenschap van Oud-Heverlee, thuisgebonden mensen die bezocht worden, evenals de adresgegevens van de abonnees van Kerk & Leven.
• Deze gegevens worden gebruikt voor:
• Het bezorgen van de uitnodigingen voor de activiteiten van de catechese en de Pastorale Zone Oase.
• De verzekering van de communicanten, vormelingen en 13-plussers (gebeurt door vzw VPW Dekenaat Bierbeek).
• In geval van eerste communie, vormsel of huwelijk kunnen de doopgegevens gevraagd worden aan een andere parochie waar betrokken voorgaande sacramenten ontving (of omgekeerd).

De betrokkenen hebben recht op informatie, op inzage en kopie, op aanpassing (rectification), op vergetelheid (verwijderen gegevens), op intrekken van de toestemming.

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens:
Organisatie Pastorale Zone Oase Oud-Heverlee–Dorpsstraat 60– 3050 Oud-Heverlee
Chris Huenaerts, secretariaat tel.016/405344, Dorpsstraat 60 / 3050 Oud-Heverlee- tel. 0494 69 95 70 - chris.huenaerts@telenet.be
Stefaan Callebaut, deken, Dorpsstraat 26 / 3360 Bierbeek – tel. 0476 86 64 99 - stefaan.callebaut@skynet.be
Als je je gegevens wil inkijken of verbeteren, kan dit steeds via mail aan Chris Huenaerts info: chris.huenaerts@telenet.be

Pastorale Zone Oase Oud-Heverlee verklaart hierbij de Europese Verordening 2016/679 rond de bescherming van persoonsgegevens na te leven.

Functionaris voor de gegevensbescherming

De secretaris-generaal van de Bisschoppenconferentie van België
Adres: Interdiocesaan Centrum vzw, Guimardstraat 1, 1040 Brussel
Tel: 02/507 05 93 - E-mail: ce.belgica@interdio.be

Toezichthoudende autoriteit
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: 02/274 48 00 - E-mail: commission@privacycommission.be

Gegevensregisters
Wij houden gegevens bij over:

• dopelingen*, communicanten*, vormelingen* en hun ouders (* kwetsbare categorieën: -16 jaar)
• koppels die wensen kerkelijk te huwen
• vrijwilligers zoals catechisten, bezoekers thuisgebonden mensen, leden zangkoren, parochieploegen, leden kerkraden…
• abonnees Kerk & Leven, thuisgebonden mensen in kader van diaconie, leveranciers.

Waarvoor houden we gegevens bij?

• Voor de organisatie van de catechesemomenten en andere voorbereidingen op de sacramenten
  • Verzekering communicanten, vormelingen, leden zangkoren, vrijwilligers (gebeurt door vzw VPW Dekenaat Bierbeek).
• Voor het bezorgen van uitnodigingen van zone-activiteiten en vieringen.
• Voor het bezoeken van zieke en thuisgebonden mensen
• Facturatiegegevens van leveranciers en klanten in functie van de boekhouding.

Wat is de rechtsgrond?

• Onderlinge toestemming: de ouders van dopelingen, communicanten en vormelingen, koppels die wensen kerkelijk te huwen geven zelf hun gegevens op voor opname in de katholieke gemeenschap van Oud-Heverlee.
• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (catechese bij initiatiesacramenten).
• de verwerking gebeurt vanuit een gerechtvaardigd belang van de organisatie, afgewogen tegenover rechten en vrijheden van de betrokkene: uitnodiging activiteiten en vieringen.
• Vrijwilligers hebben zichzelf aangeboden of zijn vrijwillig ingegaan op een vraag om mee te werken in een aspect van de werking van een kerkelijke gemeenschap.
• Abonnees: hebben betaald voor een abonnement.
• Leveranciers en klanten: boekhouding.

Welke gegevens houden we bij?
- Naam, adres, contactgegevens, datum van geboorte, doop, vormsel, huwelijk.
- Alle anderen: naam, adres, contactgegevens, facturatiegegevens i.f.v. de boekhouding, abonnering op Kerk & Leven en informatie aan vrijwilligers.

Bron van de gegevens

• authentieke bron: alle gegevens werden aan ons verstrekt door de betrokkene zelf in het formulier dat zij invullen bij doop, eerste communie, vormsel of huwelijk.
• in geval van vormsel kunnen de doopgegevens komen van de parochie waar betrokken gedoopt werd.
• in geval van huwelijk kunnen de doop-, eerste communie- en vormselgegevens komen van de parochie(s) waar de betrokkenen gedoopt en gevormd zijn.

Waar houden we de gegevens bij?

• Parochieregisters: doopregister, vormselregister huwelijksregister, overlijdensregister.
• In excel-bestanden.

Wat doen we met de gegevens?

• registreren, raadplegen, wijzigen indien nodig, verwijderen indien nodig.
• attesteren indien aanvraag van andere parochie bij eerste communie, vormsel of huwelijk.
• gebruiken voor verspreiden uitnodigingen, boekingsverrichtingen en betalingen.

Hoelang bewaren we de gegevens?

• Ad vitam aeternam voor wat betreft de sacramenten.
• Totdat betrokkene zichzelf uitschrijft.

Hoe zijn de gegevens beveiligd?

• er is beperkte toegang voor bepaalde personen (o.a. door inlogprocedure).
• alle medewerkers gebruiken paswoorden op bestanden.
• de wachtwoorden worden consequent na een bepaalde periode gewijzigd.

Beeldmateriaal en foto’s

• Gerichte beelden: Enkel na schriftelijke toestemming betrokkene of ouders.
• Overzichtfoto’s: Enkel tijdens publieke manifestaties (vieringen, conferenties, ontmoetingsdagen…).

Transparantie – Informatie aan de betrokkenen

De betrokken personen worden in kennis gesteld van de verwerking van persoonsgegevens door hen aan de organisatie bezorgd:

• Via aanmeldingsformulier voor (initiatie)sacramenten
• Via nieuwsbrief
• Via website en publicatie in Kerk & Leven