De Emmanuelparochie (parochie in Hamme – Waasmunster) hecht belang aan je privacy en werkt volgens de Europese richtlijn in uitvoering van de GDPR (25 mei 2018).
PRIVACYVERKLARING
In onze parochie hechten we belang aan je privacy. Daarom willen we je hierbij op de hoogte brengen welke persoonlijke gegevens we van jou bijhouden en wat we met deze gegevens doen. Tegelijk willen wij je informeren wat je rechten zijn inzake gegevensverwerking en privacy. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit alles kadert in de Europese verordening ‘General Data Protection Regulation’ die van kracht is sedert 25 mei 2018 (afgekort: GDPR).
De Emmanuelparochie (verder ook: wij/ons) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit door een mail te sturen naar dit mailadres
Onze missie
De Emmanuelparochie in Hamme-Waasmunster is een rechtspersoon. De vereniging heeft tot doel steun te verlenen aan de opbouw van de pastorale werking in de parochie door het helpen en bijstaan van personen die met de kerkelijke dienst en/of met de pastorale werking belast zijn, door het organiseren en het ondersteunen van vormingsinitiatieven alsook van alle activiteiten die de pastorale zorg van de bevolking nastreven.
Dit alles moet in de meest ruime zin gezien worden.
Het rooms-katholiek confessioneel karakter is een wezenlijk element van de vereniging.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en op basis van de respectieve rechtsgronden:
- om je op de hoogte te houden van onze activiteiten (direct marketing) op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze missie te realiseren
- voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze missie te realiseren
- het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (op grond van je toestemming als betrokkene)
- voldoen aan wettelijke verplichtingen inzake verzekeringen, belastingen en fiscaliteit, vzw wetgeving (op grond van wettelijke verplichting)
Indien je niet wil dat wij je gegevens verwerken met het oog op direct marketing (wat beperkt is tot je informeren en uitnodigen op activiteiten georganiseerd binnen de Emmanuelparochie), volstaat het ons dat mee te delen via mail.
Via deze weg kan je ook altijd vragen welke gegevens wij over jou verwerken, ze laten verbeteren of wissen, of vragen ze over te dragen.
Welke gegevens verwerken en bewaren wij van je?
- Je wil geïnformeerd blijven over wat er reilt en zeilt in de Emmanuelparochie.
Als je geïnteresseerd bent, dan registreren wij je voornaam, naam en mailadres.
Je gegevens worden bewaard in een databank van MailChimp met als enige doel het verzenden van een nieuwsbrief.
- Je neemt deel aan activiteiten van de Emmanuelparochie.
Als je een deelnemer bent, dan registreren wij je voornaam, naam en postadres, mailadres en/of telefoonnummer(s).
Je naam en voornaam hebben wij nodig om je inschrijving te kunnen noteren. Postadres, mailadres en/of telefoonnummer(s) houden we dan weer bij om je bij dringende gevallen te kunnen contacteren of om je op de hoogte te kunnen brengen van last-minute wijzigingen of annuleringen.
In geval de activiteit betalend is, dan noteren wij ook het nummer van je bankrekening. Dit doen we om vlot je deelname terug te kunnen betalen mocht een activiteit geannuleerd worden.
Indien we in de toekomst nog soortgelijke activiteiten organiseren, vragen we je toestemming om je gegevens te bewaren om je hiervoor te kunnen uitnodigen.
Als je geen toestemming geeft, worden je gegevens verwijderd na afloop van de activiteit.
Je gegevens worden bewaard in een google-document. Dit kan ingezien worden door de verantwoordelijke voor de activiteit en door de secretariaatsmedewerkers die de gegevens verwerken.
- Je wil het sacrament van het doopsel, het vormsel of het huwelijk ontvangen of bereid je voor op je eerste communie
Als je deelneemt aan een catechetisch traject dan registreren wij je voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s). Deze gegevens hebben wij nodig om je inschrijving in orde te kunnen maken. Van diegene die een sacrament wil ontvangen hebben we ook de geboortedatum nodig voor de inschrijving in (of de controle van) het doopregister.
De gegevens van minderjarige personen vallen onder extra bescherming. We mogen deze niet bewaren zonder toestemming van hun ouders/voogd, en registreren dan ook hun voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s). van hun ouders/voogd.
Als er een inschrijvingsgeld betaald wordt via bankoverschrijving, dan houden wij ook het nummer van je bankrekening bij. Dit doen we om vlot terug te kunnen betalen mocht een activiteit geannuleerd worden.
Om te controleren of je aan de kerkrechtelijke voorwaarden voldoet voor een sacrament vragen wij de gegevens van het doopbewijs op. In geval van een doopsel vragen we voornaam, naam en doopbewijs van peter en/of meter. Je kan ons deze rechtstreeks bezorgen, of ons de nodige gegevens bezorgen om ze op te vragen.
Deze gegevens worden bewaard in een google-document. Dit kan ingezien worden door de verantwoordelijke voor de activiteit en door de secretariaatsmedewerkers die de gegevens verwerken.
Het toedienen van de sacramenten van het doopsel, het vormsel en het huwelijk wordt ook geregistreerd in registers. Om opzoekingswerk in deze papieren registers te vergemakkelijken, bewaren we ook voornaam, naam en geboortedatum in Access.
- Je doet beroep op ons voor een uitvaart
De aanvraag van een uitvaart wordt door ons ook steeds beschouwd als een vraag naar pastorale begeleiding.
De uitvaartondernemer deelt met ons de gegevens van de contactpersoon van de familie: voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s). Deze gegevens hebben wij in eerste instantie nodig om contact te kunnen nemen en zo de uitvaartdienst te kunnen voorbereiden.
De persoonsgegevens van de overledene vallen niet onder de privacywetgeving. Toch gaan we ook hier zorgvuldig mee om. Voornaam, naam, postadres en leeftijd van de overledene worden met plaats en tijdstip van de uitvaart aan de brede parochiegemeenschap bekend gemaakt in de mededelingen van de zondagsvieringen en in Kerk&Leven.
Op eenvoudig verzoek wordt dit achterwege gelaten.
Tijdens het pastoraal gesprek in voorbereiding op de uitvaartdienst word je als contactpersoon geïnformeerd dat we je gegevens bewaren, in functie van de maandelijkse nadienst en de jaarlijkse herdenkingsviering. Het staat de familie vrij hiervoor bijkomende contactpersonen op te geven.
Je gegevens worden bewaard in OneDrive en kunnen worden ingezien worden door de voorganger in de uitvaart en door de secretariaatsmedewerkers die de gegevens verwerken.
- Je bent medewerker in de parochie
Als je een medewerker bent, dan registreren wij je voornaam, naam en postadres, mailadres en/of telefoonnummer(s). Deze gegevens hebben wij nodig om onze pastorale werking te kunnen organiseren en onze missie te realiseren.
We noteren bij welke kerkplek je betrokken bent en welke type van (vrijwilligers-)werk je doet. Als je terugbetaling vraagt van gemaakte kosten, dan houden wij ook het nummer van je bankrekening bij zodat we dit een volgende keer niet opnieuw moeten vragen.
Van medewerkers die een betaalde pastorale en/of functie in het statuut van de bedienaars van erediensten uitvoeren, wordt ook deze functie geregistreerd en geldt de overeenkomst als rechtsgrond.
Voor functies waarvoor een leeftijdsgrens geldt, vragen we naar je geboortedatum, om zo deze voorwaarde te kunnen controleren.
Met je toestemming worden deze gegevens bewaard in Access. Deze databank kan geraadpleegd worden door de secretariaatsmedewerkers en de pastoraal verantwoordelijken van de verschillende kerkplekken.
Je contactgegevens worden ter beschikking gesteld aan de verantwoordelijken van de verschillende werkgroepen, om zo samen onze missie te realiseren.
Je naam en voornaam kan gedeeld worden met medewerkers die een gelijkaardig engagement opnemen.
Contactgegevens van verantwoordelijken worden ook via verschillende kanalen gepubliceerd, zodat ons doelpubliek hen kan contacteren.
Delen van gegevens
Je persoonlijke gegevens spelen we nooit door naar derden. Een uitzondering hierop vormen activiteiten in samenwerking met partners. Een activiteiten die met meerdere organisaties werd uitgewerkt, geeft deze partners de mogelijkheid om bij ons op te vragen wie de deelnemers waren.
Audio-visueel materiaal
Om via onze communicatiekanalen (web, mail, drukwerk) terug te blikken op voorbije activiteiten of om toekomstige activiteiten aan te kondigen, worden tijdens sommige activiteiten foto’s of filmpjes gemaakt. Niet-gerichte (overzichts-)beelden kunnen zonder toestemming gepubliceerd worden. Wie niet herkenbaar in beeld wil komen, kan dat steeds melden.
Voor publicatie van gerichte (portret-)beelden vragen we steeds uitdrukkelijke toestemming. -14-jarigen worden nooit herkenbaar in beeld gebracht zonder uitdrukkelijke toestemming van ouders/voogd.
Filmpjes worden bewaard en gedeeld op Facebook en Youtube onder hun voorwaarden. Foto’s worden bewaard in OneDrive en gedeeld met redacteurs van de website, Kerk&Leven, de parochiale nieuwsbrief en mensen die onze folders opmaken.
Website
De website van de Emmanuelparochie is gekoppeld aan kerknet.be. Hier gelden dan ook de gebruiksvoorwaarden van kerknet. Tijdens een bezoek aan de website kunnen cookies op de harde schijf van je computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Zo kan je onze parochie instellen als jouw parochie. Deze cookies worden niet gebruikt om je surfgedrag op andere websites na te gaan.
Bewaartermijn
Onze pastorale vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Persoonsgegevens worden maximaal 6 jaar na laatste gebruik bijgehouden.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens onze pastorale vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een wachtwoordbeleid op al onze systemen
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Inzake de bescherming en verwerking van gegevens heb je de volgende rechten:
- Recht op informatie wat er met je persoonlijke gegevens gebeurt
- Recht op inzage en kopie van je gegevens, zoals deze bewaard worden in ons administratieve systeem
- Recht op aanpassing, aanvulling of correctie van deze gegevens
- Recht op bezwaar
- Recht op vergetelheid, of het verwijderen van je gegevens. Dit recht kan enkel uitgeoefend voor zoverre het aangegane verbintenissen (al dan niet contractueel) niet onmogelijk maakt. Dit recht is niet van toepassing op de registers van de sacramenten.
- Recht op het intrekken van de toestemming om je gegevens bij te houden of te verwerken
- Recht op overdraagbaarheid
- Recht op weigering van geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering
- Recht op beperking van verwerking
Als je je rechten in het kader van GDPR wil uitoefenen, dan kan je ons contacteren via mail.
Mocht je na contact met ons nog steeds vinden dat wij je privacy onvoldoende respecteren kan je contact nemen met de functionaris voor de gegevensbescherming:
De secretaris-generaal van de Bisschoppenconferentie van België
Interdiocesaan Centrum vzw
Guimardstraat 1, 1040 Brussel
02 507 05 93 - ce.belgica@interdio.be
Of de toezichthoudende autoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
02 274 48 00 - commission@privacycommission.be
