PRIVACYVERKLARING CCV vzw
CCV vzw, Geldenaaksebaan 277, 3001 Heverlee met als ondernemingsnummer BE0143 065 095
CCV hecht belang aan je privacy. Daarom willen we je hierbij op de hoogte brengen welke persoonlijke gegevens we van jou bijhouden en wat we met deze gegevens doen. Tegelijk willen wij je informeren wat je rechten zijn inzake gegevensverwerking en privacy. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit alles kadert in de Europese verordening ‘General Data Protection Regulation’ die van kracht is sedert 25 mei 2018 (afgekort: GDPR).
Als organisatie is CCV vzw verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
CCV vzw
Geldenaaksebaan 277 - 3001 Heverlee
info@ccv.be
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door CCV vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en op basis van de respectieve rechtsgronden:
- om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van CCV vzw; (op grond van de contractuele relatie als gevolg van uw inschrijving en uitvoering overeenkomst)
- om u op de hoogte te houden van onze activiteiten (direct marketing) op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze missie te realiseren
- voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze missie te realiseren
- het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (op grond van toestemming van u als betrokkene)
- het bekomen van subsidiëring door de overheid (op grond van wettelijke verplichting)
- voldoen aan wettelijke verplichtingen inzake verzekeringen (registratie gegevens lesgevers, belastingen en fiscaliteit (registratie donateurs, freelancers) vzw wetgeving (registratie van gegevens bestuurders en leden vzw) (op grond van wettelijke verplichting)
Indien u niet wil dat wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing ( beperkt tot u verder blijven informeren over activiteiten van CCV), volstaat het ons dat mee te delen op (info@ccv.be). Via dat adres kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of ze vragen over te dragen.
Welke gegevens verwerken en bewaren wij:
Als je een deelnemer bent, dan registreren wij je voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s). Deze gegevens hebben wij nodig om je inschrijving in orde te kunnen maken en om je betaling te kunnen koppelen aan de juiste persoon. Om die reden vragen wij naar je postadres. Je kan namelijk een naamgenoot hebben die elders in de regio woont. We vragen eveneens je mailadres. Zo kunnen we jou na je inschrijving een bevestigingsmail sturen. Op die manier weet je dat je correct ingeschreven bent. Op de bevestigingsmail vind je bovendien ook de betalingsgegevens terug en een link naar de activiteit op onze website. Zo kan je op elk moment de praktische gegevens van je activiteit terugvinden. Je telefoonnummer houden we dan weer bij om je bij dringende gevallen te kunnen contacteren of om je op de hoogte te kunnen brengen van last-minute wijzigingen of annuleringen. Wanneer je het inschrijfgeld overschrijft via de bank, dan houden wij ook het nummer van je bankrekening bij. Dit doen we om vlot je deelname terug te kunnen betalen mocht een activiteit geannuleerd worden.
Van deelnemers die een betaalde pastorale en/of functie in het statuut van de bedienaars van erediensten uitvoeren, wordt ook deze functie geregistreerd en geldt de overeenkomst als rechtsgrond.
Wanneer je inschrijft, vragen we ook naar je geboortedatum. Deze informatie houden wij bij om statistische redenen. Met deze gegevens kunnen wij ons een beter beeld vormen van ons publiek. Onze organisatie houdt echter geen zgn. ‘gevoelige gegevens’ bij, zoals medische gegevens, politieke voorkeur, seksuele voorkeur, geloofsovertuiging, etnische afkomst, lidmaatschap van vakbonden, enz. Bij de toekenning van het reductietarief kunnen 'gevoelige gegevens' wel een rol spelen. Wij houden ze echter na de toekenning niet bij.
Als je een donateur bent, houden wij je naam, voornaam en postadres en rekeningnummer bij om je je fiscaal attest te kunnen toesturen. Wij delen deze gegevens eveneens met het ministerie van financiën teneinde onze jaarlijkse aangifte mogelijk te kunnen maken.
Als je een lesgever bent, dan houden we van jou dezelfde gegevens bij als van deelnemers. Dit doen we om dezelfde redenen als bij deelnemers, maar ook om met jou een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten.
Je persoonlijke gegevens worden bewaard in ons administratieve systeem Salesforce/easydorus en kunnen worden ingezien en bewerkt door onze volledige personeelsploeg. Dit is nodig omdat iedereen van onze personeelsploeg in staat moet zijn om je inschrijving te noteren. Je gegevens worden beschermd vanuit de algemene beschermingsgaranties die geboden worden door Salesforce.
Delen van gegevens
Je persoonlijke gegevens spelen we nooit door naar derden. Een uitzondering hierop vormen activiteiten in samenwerking met partners. Deze activiteiten hebben we immers met twee of meer organisaties uitgewerkt. Dit impliceert dat de partner ook de mogelijkheid heeft om bij ons op te vragen wie de deelnemers waren. CCV werkt alleen samen met partners die zelf ook een GDPR conform beleid voeren, met hen wordt hierover een verwerkersovereenkomst afgesloten indien de gegevens gedeeld worden.
Audio-visueel materiaal en social media
Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten foto’s of filmpjes gemaakt worden. Je zal hiervan op het moment zelf op de hoogte gebracht worden. Op dat moment krijg je de kans om te melden of je al dan niet in beeld wil komen.
Website en account
Je ccv account is gekoppeld aan je account van kerknet, alleen de gemeenschappelijke data (naam en mailadres) worden door beiden organisaties gedeeld. Gegevens die je verder invoert tijdens de inschrijving, worden alleen door CCV op boven beschreven manier bijgehouden en verwerkt. CCV heeft een overeenkomst met kerknet waarin ook kerknet zich ertoe verbindt te werken binnen het kader van de GDPR.
De website verzamelt anonieme of gegevensreeksen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat je gebruikt, de domeinnaam van de website langs waar je naar onze website gekomen bent of waarlangs je die verlaat. Dit maakt het ons mogelijk om onze website permanent te optimaliseren voor de gebruikers. Tijdens een bezoek aan de website kunnen cookies op de harde schijf van je computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om je surfgedrag op andere websites na te gaan. Je internetbrowser laat je toe dat je het gebruik van cookies verhindert, dat je een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat je de cookies nadien van je harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van je internetbrowser.
Bewaartermijn
CCV vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens CCV vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Inzake de bescherming en verwerking van gegevens heb je de volgende rechten:
- Recht op informatie wat er met je persoonlijke gegevens gebeurt
- Recht op inzage en kopie van je gegevens, zoals deze bewaard worden in ons administratieve systeem
- Recht op aanpassing, aanvulling of correctie van deze gegevens
- Recht op bezwaar
- Recht op vergetelheid, of het verwijderen van je gegevens. Dit recht kan enkel uitgeoefend voor zoverre het de uitvoering van administratieve of contractuele verplichtingen niet onmogelijk maakt. Dit betekent dat je als deelnemer niet ‘vergeten’ kan worden zolang er nog activiteiten zijn waarvoor je ingeschreven bent. Ben je een lesgever, dan betekent dit dat je gegevens niet gewist kunnen worden zolang er met onze organisatie een contractuele verbintenis is.
- Recht op het intrekken van de toestemming om je gegevens bij te houden of te verwerken
- Recht op overdraagbaarheid
- Recht op weigering van geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering
- Recht op beperking van verwerking
Als je je rechten in het kader van GDPR wil uitoefenen, dan kan je ons contacteren via ons mailadres: info@ccv.be