Privacyverklaring
De parochie Heilige Franciscus van Assisi in Assenede-Evergem-Zelzate hecht belang aan je privacy. Daarom willen we je hierbij op de hoogte brengen welke persoonlijke gegevens we van jou bijhouden en wat we met deze gegevens doen. Tegelijk willen wij je informeren wat je rechten zijn inzake gegevensverwerking en privacy. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit alles kadert in de Europese verordening ‘General Data Protection Regulation’ die van kracht is sedert 25 mei 2018 (afgekort: GDPR).
1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens
De vzw Pastorale Werken van de parochie in Assenede-Evergem-Zelzate is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonlijke gegevens. Met al je vragen over je privacy bij ons kan je terecht op dit adres:
Vzw Pastorale Werken van de parochie in Assenede-Evergem-Zelzate
Pastorijstraat 1 – 9940 Evergem
Ondernemingsnummer BE0864 217 342
Contactpersoon: pastoor Etienne Miji, etienne.ml@parochie-ass-eve-zel.be, tel. 0032 476 422271
De functionaris voor de gegevensbescherming:
De secretaris-generaal van de Bisschoppenconferentie van België
Interdiocesaan Centrum vzw, Guimardstraat 1, 1040 Brussel
Tel. 02 507 05 93, E-mail: ce.belgica@interdio.be
Onze missie
De vzw Pastorale Werken van de parochie in Assenede-Evergem-Zelzate is een rechtspersoon. De vzw heeft tot doel steun te verlenen aan de opbouw van de pastorale werking in de parochie door het helpen en bijstaan van personen die met de kerkelijke dienst en/of met de pastorale werking belast zijn, door het organiseren en het ondersteunen van vormingsinitiatieven alsook van alle activiteiten die de pastorale zorg van de bevolking nastreven.
Dit alles moet in de meest ruime zin gezien worden.
Het rooms-katholiek confessioneel karakter is een wezenlijk element van deze vzw.
2. Waarom verwerken we persoonsgegevens?
De parochie Heilige Franciscus van Assisi verwerkt je persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en op basis van volgende rechtsgronden:
- om je te laten deelnemen aan onze activiteiten als gevolg van je inschrijving en de contractuele relatie die daaruit volgt. Bij gebrek aan je persoonlijke gegevens is het misschien niet mogelijk om deel te nemen.
- om je op de hoogte te houden van onze activiteiten, om pastorale informatie te bezorgen, om nieuwsbrieven en uitnodigingen te sturen op grond van je toestemming. Je kan je toestemming op elk moment weer intrekken door je elektronisch uit te schrijven of door een mailtje te sturen naar parochie.assenedeevergemzelzate@kerknet.be.
- om parochieregisters bij te houden volgens het kerkelijk recht. Bij gebrek aan je persoonlijke gegevens is het misschien niet mogelijk om sacramenten te ontvangen.
- om te voldoen aan wettelijke verplichtingen voor verzekeringen, fiscaliteit, vzw-wetgeving, boekhouding, enz. Bij gebrek aan je persoonlijke gegevens is een contractuele relatie met ons misschien niet mogelijk.
3. Welke gegevens verwerken en bewaren we?
De parochie Heilige Franciscus van Assisi verwerkt de volgende persoonsgevens:
Als je een deelnemer bent aan activiteiten van de parochie Heilige Franciscus van Assisi, dan registreren we je voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s).
Deze gegevens hebben wij nodig om je inschrijving in orde te kunnen maken en om je betaling te kunnen koppelen aan de juiste persoon. Postadres, mailadres en telefoonnummer(s) houden we bij om je bij dringende gevallen te kunnen contacteren of om je op de hoogte te brengen van last-minute wijzigingen of annuleringen. Je mailadres gebruiken we ook om je na je inschrijving een bevestigingsmail te sturen. Op die manier weet je dat je correct ingeschreven bent.
In geval de activiteit betalend is, dan houden wij ook het nummer van je bankrekening bij. Dit doen we om vlot je betaling aan de juiste persoon te kunnen koppelen en om je deelname terug te kunnen betalen mocht een activiteit geannuleerd worden.
Als je een deelnemer bent aan een traject in voorbereiding op het ontvangen een sacrament in de parochie Heilige Franciscus van Assisi, dan registreren we je voornaam, naam, postadres, mailadres, telefoonnummer(s), geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, datum en kerk doopsel, adres bij doopsel, datum en kerk vormsel, burgerlijke staat.
Voor kinderen jonger dan 16 jaar registeren we ook gegevens van de perso(o)n(en) die het ouderlijk gezag uitoefenen, dit betekent voornaam, naam, postadres, mailadres, telefoonnummer(s) en relatie tot de minderjarige.
Deze gegevens hebben we nodig om je inschrijving in orde te kunnen maken en om een uittreksel uit het doopregister te kunnen opvragen. Dit laatste hebben we nodig om aan de kerkrechtelijke voorwaarden voor het ontvangen van een sacrament te voldoen.
We verwerken persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar alleen met toestemming van ouders of voogd.
In geval van een aanvraag voor het sacrament van het doopsel vragen we voornaam en naam van peter en/of meter. Deze gegevens hebben we nodig voor het doopselregister.
In geval van een aanvraag voor het sacrament van eerste deelname aan de eucharistie en het vormsel van een kind vragen we ook de naam van de school waar het kind Rooms-Katholieke godsdienst volgt. Deze gegevens hebben we nodig om na te kijken of het kind Rooms Katholieke godsdienst volgt en om in het geval van eerste communie de namen van de kinderen aan hun leerkracht godsdienst door te geven.
In geval van een aanvraag voor het sacrament van het huwelijk wordt de voornaam en naam genoteerd in de google-kalender van de parochie en bij de aankondiging van de viering in Kerk & Leven.
In geval het inschrijvingsgeld via bankoverschrijving betaald wordt, dan houden wij ook het nummer van je bankrekening bij. Dit doen we om vlot je betaling aan de juiste persoon te kunnen koppelen.
Als je een aanvrager bent voor het thuis ontvangen van de ziekencommunie in de parochie Heilige Franciscus van Assisi, dan registreren we je voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s).
We hebben deze gegevens nodig om aan je vraag naar bezoek te voldoen en je vooraf te kunnen contacteren om een afspraak te maken.
Mogelijks wordt, enkel op verzoek van de zieke, daarbij ook de voornaam, naam, mailadres of telefoonnummer van de partner of mantelzorger bij geregistreerd om het contact te vergemakkelijken als de aanvrager zelf daartoe niet meer in staat is.
Als je een beroep doet op de parochie Heilige Franciscus van Assisi voor het verzorgen van een uitvaart, dan registreren we de gegevens van de contactpersoon van de overledene, dit betekent voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s).
Deze gegevens hebben we nodig om contact te kunnen nemen om de uitvaartliturgie voor te bereiden.
Tijdens het pastoraal gesprek in voorbereiding van uitvaartliturgie word je als contactpersoon geïnformeerd dat we je gegevens bewaren om je uit te nodigen voor de maandelijkse gedachtenisviering en voor de viering van Allerheiligen/Allerzielen en indien gewenst voor bezoek in het kader van rouwzorg.
Als je een aanvrager bent voor een misintentie in een van de kerken van de parochie Heilige Franciscus van Assisi, dan registreren we je voornaam, naam, mailadres en/of telefoonnummer(s).
Deze gegevens hebben we nodig om de aanvraag in orde te kunnen maken. Mailadres en telefoonnummer(s) houden we bij om je bij dringende gevallen te kunnen contacteren of om je op de hoogte te brengen van last-minute wijzigingen of annuleringen. Je mailadres gebruiken we ook om je na je aanvraag een bevestigingsmail te sturen.
In geval de intentie via bankoverschrijving betaald wordt, dan houden wij ook het nummer van je bankrekening bij. Dit doen we om vlot je betaling aan de juiste persoon te kunnen koppelen.
Als je een abonnee bent van Kerk & Leven editie De Graankorrel of editie Dijkrand en Zelzate of editie Evergem, dan registeren we je voornaam, naam en postadres.
Deze gegevens hebben we nodig voor de verwerking van je abonnement.
Ook het nummer van de bankrekening wordt genoteerd. Dit doen we om vlot je betaling aan de juiste persoon te kunnen koppelen.
Als je een abonnee bent van de digitale nieuwsbrief van de parochie Heilige Franciscus van Assisi, dan registeren we je voornaam, naam en mailadres.
Deze gegevens hebben we nodig om je de nieuwsbrief toe te zenden die als enig doel heeft je te informeren over wat er reilt en zeilt in onze parochie.
Als je een medewerker bent hetzij in het statuut van de bedienaar van de eredienst, hetzij vanuit een contractueel engagement, hetzij vanuit een vrijwillig engagement in de parochie Heilige Franciscus van Assisi (m.a.w. alle vrijgestelden, alle leden en bestuurders van kerkfabrieken en vzw’s en alle medewerkers van werkgroepen in de parochie Heilige Franciscus van Assisi), dan registeren we je voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s). We noteren bij welke gemeenschap(pen) je betrokken bent en welk type van (vrijwilligers-)werk je doet.
Deze gegevens hebben we nodig om onze pastorale werking te organiseren, onze missie te realiseren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Voor medewerkers die een betaalde pastorale functie uitvoeren, wordt ook deze functie, de geboorteplaats en geboortedatum geregistreerd en geldt de overeenkomst als rechtsgrond. Ook het nummer van de bankrekening wordt genoteerd, zodat dit bij een volgende gelegenheid niet opnieuw moet opgevraagd worden.
Voor medewerkers die een fiscale fiche ontvangen en/of die bestuurder zijn in één van rechtspersonen in de parochie Heilige Franciscus van Assisi, wordt ook het rijksregisternummer genoteerd. Deze gegevens hebben we nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Contactgegevens van verantwoordelijken worden ook via verschillende kanalen gepubliceerd, zodat ons doelpubliek hen kan contacteren.
4. Delen van gegevens
De parochie Heilige Franciscus van Assisi verkoopt je persoonlijke gegevens niet aan derden. We verstrekken je persoonsgegevens alleen aan derden als dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, zorgen wij ervoor dat zij eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens garanderen.
- Als abonnee van Kerk & Leven delen we je persoonsgegevens met de uitgever Halewijn NV, Halewijnlaan 92, 2050 Antwerpen. De manier waarop zij omgaan met je persoonlijke gegevens kan je nalezen in de privacyverklaring van Kerk & Leven. Vragen over je privacy kan je sturen naar dienst.parochiebladen@kerknet.be.
- Als abonnee van onze e-mailnieuwsbrief verwerken we je persoonsgegevens via Mailchimp, The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia 30308, VS. Dit bedrijf is gecertificeerd voor het EU-US Privacy Shield dat garandeert dat Mailchimp de Europese privacywet AVG-GDPR respecteert.
- Voor activiteiten die we organiseren en uitwerken met twee of meer partners hebben de partners de mogelijkheid om bij ons op te vragen wie de deelnemers waren. Indien gegevens over deelnemers aan die activiteit worden gedeeld is die enkel met partners die zelf ook een GDPR conform beleid voeren. Hierover wordt met hen een verwerkersovereenkomst afgesloten.
5. Audio-visueel materiaal
Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten foto’s of filmpjes gemaakt worden. Je zal hiervan op het moment zelf op de hoogte gebracht worden. Je kan dan kiezen of je wel of liever niet in beeld wil komen. Het beeldmateriaal wordt door de parochie Heilige Franciscus van Assisi gebruikt voor gedrukte communicatie of website www.parochie-assenede-evergem-zelzate.be of het YouTube-kanaal van de parochie Heilige Franciscus van Assisi.
Voor de sacramenten bieden we je voordien een privacy formulier aan waarop je kan aanduiden of je wel of liever niet in beeld komt. Daarmee houden we rekening tijdens de activiteiten.
6. Website
De website van de parochie Heilige Franciscus van Assisi is gekoppeld aan Kerknet.be. Hier gelden de gebruiksvoorwaarden van Kerknet.
Tijdens een bezoek aan de website kunnen cookies op de harde schijf van je computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Daarmee garandeert en verbetert uitgever Kerk & Media vzw, Halewijnlaan 92, 2050 Antwerpen de optimale werking van de site. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je je wachtwoord op de computer kan bewaren zodat je niet elke keer opnieuw moet aanmelden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website informeert Kerknet je over deze cookies en vraagt je toestemming om ze te gebruiken. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om je surfgedrag op andere websites na te gaan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je in je browser ook alle eerder opgeslagen cookies verwijderen. Je kan daar meer over lezen in de privacyverklaring van Kerknet. Vragen over je privacy kan je stellen via contact@kerknet.be.
7. Bewaartermijn
De parochie Heilige Franciscus van Assisi bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Persoonsgegevens worden tot maximaal 10 jaar na laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking bijgehouden.
De gegevens verwerkt in het doop-, vormsel- of huwelijks- en uitvaartregister bewaren we volgens kerkelijk recht ad vitam aeternam (voor altijd, tot in de eeuwigheid). Deze registers worden bewaard in de parochie of in het Rijksarchief en in kopie in het bisdom.
8. Beveiliging van de gegevens
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
- Al onze medewerkers die toegang hebben tot je persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- Alleen medewerkers die nodig zijn voor de verwerking, hebben toegang tot je persoonsgegevens.
- We hanteren een wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Parochieregisters bevinden zich in een afgesloten kast in een afgesloten ruimte.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
9. Inzake de bescherming en verwerking van gegevens het je de volgende rechten:
- Recht op informatie dat we je persoonlijke gegevens verwerken,
- Recht op inzage en kopie van je persoonlijke gegevens zoals we die bewaren in onze systemen,
- Recht op aanpassing, aanvulling of correctie van je gegevens,
- Recht op bezwaar.
- Recht op verzet tegen verwerking van je gegevens,
- Recht op vergetelheid, of het verwijderen van je gegevens, voor zover dat de uitvoering niet in het gedrang brengt van onze administratieve, kerkrechtelijke of bestuurlijke verplichtingen,
- Recht op wijzigen of intrekken van je toestemming om je gegevens te verwerken of om door ons gecontacteerd te worden.
Als je je rechten in het kader van GDPR wil uitoefenen, dan kan je contact opnemen met de parochie via parochie.assenedeevergemzelzate@kerknet.be.
10. Klachten
Je kan ook altijd klacht indienen bij de nationale toezichthouder voor de privacy:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
tel. 02 274 48 00
Natuurlijk hopen we dat je ons eerst de kans geeft je klacht op te lossen door ons een mailtje te sturen op parochie.assenedeevergemzelzate@kerknet.be.
Laatste aanpassing: 24 mei 2020