Privacyverklaring

Verantwoordelijke voor de verwerking en bescherming van de persoonsgegevens

Parochie in Beveren-Zwijndrecht, Grote Markt 24/101, 9120 Beveren
Contactpersoon: E.H. Patrick De Baets, pastoor-moderator
patrickdebaets@gmail.com; tel. 03 775 80 17

Doelpubliek van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is gericht aan personen die een aanvraag doen in onze parochie, aan deelnemers van activiteiten die door de parochie worden georganiseerd en aan (gast-) medewerkers van (activiteiten van) de parochie.

Reden van de verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door de Parochie in Beveren-Zwijndrecht verwerkt voor de volgende doeleinden:

• uw aanvraag, aanmelding of inschrijving verwerken zodat deze kan worden gerealiseerd; hiermee worden bedoeld: aanvraag van een misintentie of bedevaart, aanmeldings- of inschrijvingsgegevens voor doopsel, eerste communie, vormsel en huwelijk, contactgegevens van de nabestaanden voor het verzorgen van een uitvaart
• u contacteren in geval uw aanvraag, aanmelding of inschrijving niet duidelijk of onvolledig is
• door u (al dan niet rechtstreeks) aangevraagde documenten aan u toesturen of bezorgen
• u contacteren voor en op de hoogte houden van de voorbereiding van het doopsel wanneer u een doopaanvraag heeft gedaan in onze parochie
• u contacteren en op de hoogte houden van de activiteiten in verband met de eerste communie wanneer uw kind is ingeschreven voor de eerste communie in onze parochie
• u contacteren en op de hoogte houden van de activiteiten in verband met de vormselcatechese wanneer uw kind is ingeschreven voor de vormselcatechese in onze parochie
• u contacteren en op de hoogte houden van de activiteiten in verband met de huwelijksvoorbereiding wanneer uw kerkelijk huwelijk in onze parochie zal plaatsvinden
• u uitnodigen voor: (1) de Lichtmisviering met kinderzegen wanneer uw kind in het afgelopen jaar gedoopt werd in onze parochie; (2) de Pinksterviering wanneer uw kind in dat jaar het vormselsacrament ontving; (3) de Allerzielenviering wanneer van een familielid in het afgelopen jaar (sinds Allerzielen van het jaar daarvoor) de uitvaart werd gehouden in onze parochie
• u contacteren in verband met een activiteit van de parochie waaraan u (eventueel als gast) uw medewerking verleent; dit geldt ook voor medewerkers aan de liturgie
• voldoen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen waaraan de Parochie in Beveren-Zwijndrecht onderworpen is
• in het kader van de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst

Gegevens die worden verwerkt / bewaard

Voor de bovenstaande doelstellingen worden de volgende persoonsgegevens gevraagd en/of verwerkt:

• naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres (voor alle aanvragen, aanmeldingen, inschrijvingen en voor alle activiteiten als (gast-)medewerker)
• naam en voornaam van ouders, geboortedatum, geboorteplaats, doopparochie, doopdatum, geslacht, privacyverklaring (voor aanmelding of inschrijving voor sacramenten)
• school (bij aanmelding of inschrijving voor eerste communie)
• naam en voornaam van dooppeter en doopmeter (bij aanmelding of inschrijving voor doopsel, eerste communie of vormsel)
• adres bij doopsel, vormseldatum, vormselparochie (bij huwelijk)
• bij minderjarigen: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres van zowel biologische ouders als (indien van toepassing) plusouders (behalve indien dit om wettelijke bepalingen niet vereist is (bv. ontzetting uit ouderlijk gezag))
• bankrekeningnummer (indien van toepassing) om (1) overschrijvingen voor misintenties, abonnementen Kerk & Leven (parochieblad), inschrijvingsgeld voor activiteiten of giften te kunnen koppelen aan de juiste persoon (deze gegevens worden niet actief bewaard, maar kunnen na een overschrijving van u worden teruggezocht) en (2) om voorgangers en medewerkers van liturgische diensten te kunnen vergoeden
• bij bedevaarten: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de verantwoordelijke voor de aanvraag, naam van de parochie of de organisatie voor wie de aanvraag gebeurt, datum van de aanvraag, gewenste datum en tijdstip van de bedevaart, vermoedelijk aantal deelnemers (inclusief vermoedelijk aantal rolstoelgebruikers en begeleiders), gevraagde dienst (eucharistieviering of gebedsdienst), al dan niet gekoppeld aan een bezoek aan de beeweg, naam en functie van eventuele eigen voorganger, naam van de eventuele eigen organist en eventuele aanwezigheid van een eigen zangkoor.
• Voor gegevens die eventueel via onze website worden verzameld, wordt verwezen naar de privacyverklaring van KERKNET, dat daarvoor verantwoordelijk is; zelf verzamelen we geen gegevens op automatische manier via onze website.

​Delen van gegevens

Persoonsgegevens worden nooit aan derden bezorgd, ook niet wanneer daarom wordt verzocht. Hierop gelden echter de volgende uitzonderingen:

• de gegevens die nodig zijn om een aanvraag (of verlenging) van een abonnement op Kerk & Leven mogelijk te maken worden bezorgd aan uitgeverij Halewijn
• de gegevens die nodig zijn om een inschrijving voor een door het bisdom georganiseerde activiteit (onder meer voor de vormselcatechese) mee te maken worden bezorgd aan de verantwoordelijken voor die activiteit bij het bisdom
• de gegevens die nodig zijn om een voor de parochie door derden georganiseerde activiteit bij de vormselvoorbereiding of de eerste communievoorbereiding te laten plaatsvinden, worden bezorgd aan de verantwoordelijken voor deze activiteit
• de gegevens die nodig zijn om de voorbereiding van de eerste communie op school mee te maken, worden bezorgd aan de eerste communie-verantwoordelijken van de scholen
• geplande bedevaarten worden in een online agenda getoond op de bedevaartsaanvraag-pagina, zodat andere groepen kunnen zien of het door hen gewenste moment nog vrij is: naast datum en tijdstip worden enkel de naam getoond van de organisatie en de aangevraagde dienst (eucharistie of gebedsdienst)

Audiovisueel materiaal

Enkel van personen van wie de Parochie in Beveren-Zwijndrecht beschikt over een schriftelijke toelating om herkenbaar in beeld te komen, kan eventueel audiovisueel materiaal gebruikt worden in de gedrukte communicatie van de parochie en op de parochiewebsite www.parochieinbeverenzwijndrecht.be; dit geldt eveneens voor (gast-)medewerkers van de parochie

Bewaartermijn

De Parochie in Beveren-Zwijndrecht bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en maximaal tien jaar na het laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking. Bij doopsels worden de gegevens twaalf jaar bewaard: vanaf de datum van het doopsel tot de mogelijke datum van het vormsel. Uitzondering hierop vormen de privacyverklaringen die maximaal 30 jaar bewaard worden en de registers van doopsels, vormsels, huwelijken en uitvaarten die tot in de eeuwigheid bewaard blijven.

Beveiliging van gegevens

De Parochie in Beveren-Zwijndrecht neemt passende technische en organisatorische maatregelen om verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• De personen die namens de Parochie in Beveren-Zwijndrecht van uw gegevens kennis kunnen nemen (i.c. medewerkers van het parochiesecretariaat en van de lokale secretariaten, verantwoordelijken voor eigen parochiale activiteiten), zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• De papieren gegevens (aanmeldings- of inschrijvingsformulieren, registers) worden in afgesloten kasten bewaard in een apart deel van het parochiesecretariaat of in de archiefruimte, enkel toegankelijk voor parochiemedewerkers, na akkoord van de verantwoordelijke.
• Er wordt een gebruikersnaam gehanteerd en een wachtwoordbeleid en er wordt gebruik gemaakt van beveiligingssoftware die systematisch geüpdatet wordt, op al de systemen waar persoonsgegevens verwerkt worden.
• Er worden back-ups gemaakt van de persoonsgegevens, maar enkel om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; wanneer een nieuwe back-up wordt gemaakt, wordt de oude back-up verwijderd.
• De medewerkers van de Parochie in Beveren-Zwijndrecht, op welk niveau dan ook, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en houden zich aan de daartoe geldende richtlijnen

Rechten die gelden bij de bescherming en verwerking van gegevens

• Recht op informatie van wat er met uw persoonlijke gegevens gebeurt
• Recht op inzage en kopie van uw gegevens, zoals deze bewaard worden in de administratie
• Recht op aanpassing, aanvulling of correctie van uw gegevens
• Recht op bezwaar
• Recht op vergetelheid, of het verwijderen van uw gegevens. Dit recht kan enkel uitgeoefend worden voor zoverre het de uitvoering van administratieve of contractuele verplichtingen niet onmogelijk maakt. Dit betekent dat u als deelnemer niet 'vergeten' kan worden zolang er nog activiteiten zijn waarvoor u bent ingeschreven.
• Recht op het intrekken van de toestemming om uw gegevens bij te houden of te verwerken; dit geldt niet voor registers waar dat wettelijk onmogelijk is
• Recht op overdraagbaarheid
• Recht op beperking van verwerking

Als u uw rechten in verband met de AVG/GDPR wil uitoefenen, kan u ons contacteren via mail.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, neem hierover dan direct contact met ons via parochieinbeverenzwijndrecht@gmail.com, of 03 775 80 17. Elk verzoek moet ondertekend en gedateerd zijn en - om zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan – dient u een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart bij te voegen.

U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit in verband
met privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be 

Laatste aanpassing: 19 december 2021