Administratie & financiën
Bij een parochie komt heel wat administratie kijken, vroeger gebeurde dit voor elke parochie apart nu wordt – op aansturen van het bisdom – meer en meer gecentraliseerd. Naast het beantwoorden van mails en brieven; de registers van dopen, huwelijken, uitvaarten bijhouden; is een grote hap in het werk de boekhouding van de parochiekas.
Sinds dit jaar (2018) is daarin een grote verandering gekomen. Alle parochierekeningen van de verschillende oude rekeningen zijn samengebracht in zes rekeningen die centraal beheerd worden en vallen onder de verantwoordelijkheid van de Parochiale Pastorale VZW. Er is een rekening voor intentiegelden, een rekening voor catechese, een rekening voor communicatie (oa. Kerk en Leven), de eigenlijke parochiekas, een rekening voor diaconale initiatieven en een spaarrekening. Die vereenvoudiging heeft heel wat tijd, bloed, zweet en tranen gekost … maar na een half jaar zijn de kinderziektes eruit en begint ze haar vruchten af te werpen.
De medewerkers aan het woord
We laten Nora, Martine, Bob en Monique nu zelf aan het woord over hun taak. Deze drie vrouwen en man bevrouwen en bemannen de secretariaatswerking. Martine zit op het parochiesecretariaat in de dekenij. Bob is verantwoordelijk voor het contactpunt in Eksaarde en Nora ‘bevrouwd’ het contactpunt in Moerbeke. De enige heer in het gezelschap, mag van wal steken.
Bob:
“Toen in Eksaarde pastoor Janssens om gezondheidsredenen met pensioen ging, stonden we in Eksaarde plots zonder pastoor. We zijn dan met de parochieploeg en de kerkraad samen gekomen om te bekijken hoe we dit gingen opvangen: organiseren van een aanspreekpunt voor de parochianen, overleg met de priesters die de diensten verzorgden, opvolgen van alle administratie … . We besloten om enkele momenten in de week permanentie te houden in de pastorie – na de zondagsmis en een avond in de week… tot we een nieuwe pastoor toegewezen kregen.
Dat kregen we in 1998: pastoor Raf Vermeulen. Maar die had ook een andere opdracht: nationaal proost van KLJ. Dat was een halftijdse bezigheid, waardoor pastoor Raf ook niet steeds beschikbaar was. Toen werd besloten om twee voormiddagen per week permanentie te houden op de pastorie. Het werd de dinsdag- en donderdagvoormiddag en aangezien ik in het onderwijs stond, kon ik mij op die momenten vrij maken. Het meeste werk bestond uit administratie (inschrijven van dopen, eerste communie, vormsel, huwelijken en begrafenissen) en veel computerwerk ( teksten van vieringen, volgblaadjes, folders voor activiteiten …).
Toen pastoor Raf werd benoemd tot deken in Horebeke … Dan kregen we geen nieuwe inwonende pastoor meer – pastoor Fernand Bonnaerens woonde in Moerbeke. Dit verhoogde nog de noodzaak aan een vast contactmoment voor de parochianen … Vandaar dat tot op vandaag de permanentie nog steeds bestaat – en gelukkig maar … Meermaals per week bellen mensen aan met vragen of verzoeken voor de parochie, meestal voor vieringen, maar ook soms om inlichtingen rond doop, communie, attesten allerhande … Je kunt dus nog steeds terecht in Eksaarde-dorp 102 elke dinsdag- en donderdagvoormiddag tussen 8.30 uur en 11.30 uur. Van harte welkom!”
Martine:
“In april 2012 kreeg ik het vertrouwen van deken Dewulf om te werken op het parochiaal secretariaat. Door mijn voorganger, Jos Vlaeminck, werd me alles geleerd. En nu, in de ‘nieuwe parochie met veel meer kerken’ is door priester Herbert er veel meer gemoderniseerd en eenvoudiger gemaakt. Telefoon opnemen, de dopen plannen, alle mails beantwoorden, de registers van alle oude parochies van onze nieuwe parochie Lokeren-Moerbeke bijhouden, zorgen dat bij een uitvaart iedereen aanwezig is, de boekhouding, de huwelijksdossiers opmaken, bijhouden om uitnodigingen te versturen voor de doopvoorbereiding, de uitnodigingen voor de herdenkingsmis voor de overledenen van de voorbije maand, er zijn voor mensen die langskomen voor een inlichting, om een misintentie aan te vragen, zorgen dat de misblaadjes vermenigvuldigd worden en dat de mappen voor de lectoren er zijn voor de liturgie op zondag, de zaal klaarzetten voor een vergadering of andere activiteit … Het is altijd een drukte van jewelste. De afwisseling in de job en mensen te kunnen ontmoeten zijn de grootste voordelen! Ook het werken in een open, gastvrij huis is heel leuk. De grote eenvoudige dankbaarheid van deken Geert doet deugd! Te mogen werken voor je geloof maakt het meer doorleefder ook.”
Monique:
“Ik ben een vrijwilligster die maar af en toe kom meewerken. Dat is begonnen bij deken Boone. Ik hielp hem met wat huishoudelijke, dagelijkse taakjes en in de keuken; maar ook het tellen van de omhalingen en offerblokken. Deken Dewulf was me dankbaar dat ik deze laatste taak verder wilde zetten toen hij naar Lokeren kwam. Ook bij deken Geert mag ik dit werk blijven doen en daar ben ik blij om. Er is wel veel veranderd op al die jaren. Bij deken Dewulf verwerkte ik de offerblokken en collectes van Heiende en Laurentius. Ik sorteerde de munten en deed deze in capsules. Dat was een echt monnikenwerk. Priester Herbert zorgde voor een telmachine dat de munten automatisch sorteert en telt. De munten komen nu in zakken en gaan zo naar de bank. Daardoor kan ik nu op één voormiddag per maand alle collectes en offerblokken verwerken van de hele parochie. Iets waar ik vroeger enkele dagen zoet mee zou zijn.”
Nora:
“Voor mij persoonlijk is dit gegroeid vanuit mijn engagement als catechist. Er kwam daar zoveel administratie bij kijken dat ik voor mezelf de conclusie nam ‘Neen, een priester heeft wel beter te doen dan zich bezig te houden met administratie …’ Een priester moet zich in de eerste plaats (kunnen) bezig houden met mensen! Vanaf 2007 nam ik dus de administratieve taken van de catechese over: naamlijsten opvragen in de scholen, uitnodigingen maken en verdelen, opvolging inschrijvingen enz. Toen was dat een heel pak werk omdat nog veel manueel moest gebeuren. Nu heeft iedereen, of toch bijna iedereen een pc en is dit heel wat makkelijker geworden.
Toen pastoor Bonnaerens afscheid nam van onze parochie (eind 2014) kreeg ik de vraag of er nog wat taken bij konden. Waarom niet eigenlijk? Misintenties opvolgen, beurtrol opstellen voor lectoren voor de weekendvieringen en uitvaarten … Naarmate de taken groeiden, groeiden ook de verantwoordelijkheden. Stilaan werd ik het aanspreekpunt in de parochie en konden de parochianen met hun vragen bij mij terecht. Natuurlijk gebeurt alles in overleg met het parochiesecretariaat in Lokeren en de parochiepriesters. Wat niet rechtstreeks kan beantwoord worden, wordt doorverwezen naar de juiste persoon. En ja hoor, ik doe het nog heel graag, waarschijnlijk heeft dat iets met mijn vroegere job te maken. En tijd? Die maken we er met plezier voor vrij!”
